Afinal, esses alunos, nascidos em um período em que a tecnologia já faz parte do cotidiano, pertencem a uma geração em que as relações no mundo virtual e no real funcionam em sincronia. Dentro desse contexto, as instituições que utilizam a tecnologia como uma ferramenta estratégica acabam ganhando um poderoso canal para melhorar a comunicação com seus estudantes e otimizar o atendimento.

Secretaria virtual e o atendimento automatizado

Quando se fala em utilizar a tecnologia a favor dos negócios, muitas pessoas ainda encaram esse aconselhamento de forma equivocada, confundindo o conceito de conectividade e modernização com o conceito de presença digital. Veja bem: é importante, sim, estar nas redes sociais e possuir canais democráticos para se comunicar com o seu público — isso é presença digital. Mas quando o assunto é a modernização do atendimento e dos processos pela tecnologia, essa dinâmica vai muito além.

Aqui, falamos da utilização de tecnologias, softwares, bancos de dados e soluções automatizadas que impactam diretamente na gestão dessas instituições, transformando não apenas o fluxo de trabalho e os processos internos, mas o próprio relacionamento com os estudantes e a maneira com que essas escolas e universidades entregam o serviço que prestam.

Imagine se a sua instituição pudesse contar com uma ferramenta que automatizasse os principais processos de gestão educacional. Um sistema que permitisse, por exemplo, que as matrículas fossem feitas pelo computador, sem precisar sair de casa, ou pelo smartphone, onde quer que o aluno esteja. E proporcionasse, ainda, acesso aos históricos de pagamento, com a relação das faturas em aberto e, é claro, com todas as notas e detalhes dos alunos. Muito prático, não é mesmo?

Pois saiba que essa solução não apenas existe, como está cada vez mais presente e abrangente no sistema educacional mundo afora. Conhecida como secretaria virtual, essa ferramenta não se resume a um simples portal do aluno. Ela permite que a instituição organize e disponibilize uma série de recursos, como o acompanhamento do plano de aulas, a emissão da documentação do aluno e até mesmo espaços dedicados a conteúdos adicionais exclusivos.

E para as instituições, a lista de benefícios também é extensa. Afinal, organizar esses dados e oferecê-los de maneira simplificada aos alunos ou aos seus pais é algo totalmente relacionado com o conceito de gestão automatizada. Isso colabora não só para deixar o atendimento e os processos mais ágeis, mas também no sentido de diminuir a incidência de erros e aprimorar a gestão de forma estratégica — com filas menores na recepção e um número menor de alunos buscando atendimento presencial, por exemplo, os demais processos podem ser executados com mais cautela.

Tecnologia para a gestão educacional

Em outras palavras, a otimização e a agilidade no atendimento geradas por esses processos automatizados são muito importantes na hora de garantir a satisfação do aluno e de seus responsáveis. Contudo, não é só por isso que todas essas boas tecnologias voltadas à educação, como a própria secretaria virtual, se tornam cada dia mais presentes na rotina das instituições. Elas estão diretamente ligadas a outros benefícios, como a redução de custos e a potencialização dos lucros.

Basta considerar que, se a satisfação dos clientes aumenta por meio do uso das tecnologias corretas, a retenção de alunos tende a crescer com a presença dessas ferramentas. Com soluções rápidas e ambientes de ensino e aprendizagem modernos e adequados aos padrões atuais, eles dificilmente pensarão em mudar de instituição. Essa tendência também se aplica aos responsáveis, que veem uma grande vantagem na praticidade.

Voltando os olhos para a gestão interna, também fica fácil entender que resolver um processo com mais rapidez significa que há mais tempo para a resolução de outras demandas. Assim, é mais simples economizar recursos que antes precisavam ser destinados a papel, impressões, funcionários e espaço de armazenamento porque os dados passam a ser coletados, cruzados e armazenados digitalmente.

Até mesmo os processos que não são passíveis de automatização ganham com isso, visto que podem ser feitos com maior atenção. E é claro que, com todas as informações organizadas, os gestores contam com muito mais segurança na hora da tomada de decisão. Dessa forma, é possível fazer o direcionamento da instituição, o controle financeiro, a gestão de objetivos e alinhar as atividades com as expectativas dos alunos de uma maneira tranquila!

Conte com a Teklamatik para ajudar a sua instituição!

E é justamente pensando em como essas ferramentas de gestão educacional podem trazer qualidade para os processos da sua instituição e integrar os âmbitos financeiro e acadêmico que a Teklamatik oferece o Sistema de Gestão Educacional Mentor, da Edusoft. Com ele, o gerenciamento das questões financeiras, operacionais e o controle das diversas áreas da instituição são feitos com muito mais agilidade e segurança em uma só plataforma.

Sem contar que a captação de novos alunos, o workflow de requerimentos e o planejamento curricular, por exemplo, tornam-se tarefas simples e, ao mesmo tempo, organizadas e eficientes. Desse modo, fica muito mais prático comparar métricas, verificar resultados e traçar ações para melhorar ainda mais a gestão escolar e o ambiente para os estudantes.

Já para os alunos, o acesso a atividades, trabalhos, relatórios e notas torna-se mais simples, ágil e ao alcance de um toque com a secretaria virtual. Além disso, a plataforma pode servir também como um espaço de comentários, fazendo com que o estudante sinta-se integrado e participe efetivamente do planejamento de novas ações e campanhas.

Entre em contato com a nossa equipe e conheça os benefícios do Mentor. Estamos aqui para ajudar você!

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Se pela proposta esta invenção do Google já se mostra extremamente importante para a rotina educacional, ela se torna ainda mais relevante se considerarmos que, atualmente, professores precisam disputar a atenção dos estudantes com celulares, computadores e tablets, por exemplo. Ou seja, contar com uma solução tecnológica para otimizar o aprendizado como aliada em sala de aula é um auxílio e tanto para aqueles que encaram seriamente a educação.

Não à toa, podemos afirmar que, ao invés de proibir a tecnologia, como algumas escolas ainda fazem, o melhor caminho é se abrir para este novo mundo e repensar as práticas pedagógicas. E o Google for Education é uma ótima maneira de começar. Vamos conhecê-lo melhor?

O que é e como funciona o Google for Education

Como falamos, o Google for Education é uma solução tecnológica desenvolvida para facilitar a vida de professores e alunos dentro e fora da sala de aula. Isso é possível porque ela pode ser acessada a qualquer momento e de qualquer lugar, bastando ter em mãos um dispositivo com acesso à internet. Além disso, por englobar diversas ferramentas, a solução pode ser utilizada em diferentes níveis educacionais, dinamizando o ensino e envolvendo ainda mais os estudantes, principalmente crianças e adolescentes.

Trata-se de um serviço que conta com toda a facilidade, simplicidade, mobilidade e suporte dos produtos Google. As ferramentas disponíveis, como o G Suite for Education, o Google Classroom e os Chromebooks, auxiliam os professores a criarem um ambiente de ensino mais personalizado, pois facilitam o acompanhamento virtual das atividades. Assim, eles passam a atuar como uma espécie de tutores, guiando a evolução dos alunos, que ganham mais liberdade para construir o próprio conhecimento.

Vantagens do Google for Education

Já dissemos que as ferramentas do Google for Education podem ser acessadas a qualquer hora e de qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet. Isso se dá pelo fato de que todo o conteúdo compartilhado é armazenado em nuvem. Assim, toda interação entre professores e alunos, como atividades, relatórios e notas, não corre o risco de se perder, sendo facilmente visualizada em diferentes dispositivos móveis.

Do mesmo modo que o conteúdo compartilhado pode ser facilmente acessado, as ferramentas do Google também permitem que ele seja armazenado indeterminadamente e de forma gratuita. Esta característica, inclusive, faz com que o Google for Education seja uma ótima solução em termos financeiros e de economia de tempo.

Professores podem aplicar questionários ou testes editáveis por meio do Google Forms e encaminhar os resultados por e-mail. Podem ainda dar aulas virtuais em tempo real ou gravá-las e disponibilizá-las no YouTube para que os alunos acessem. E estas são apenas algumas formas de aproximá-los dos estudantes, o que gera um melhor relacionamento entre eles.

No que diz respeito à gestão escolar, estas ferramentas permitem monitorar as configurações de acesso e compartilhamento de todo conteúdo publicado, facilitando a gestão do conhecimento, do desempenho e da usabilidade dos materiais. Isso significa que dados e informações ficam armazenados de forma segura e com privacidade.

Indo um pouco mais além do ambiente escolar e pensando na interação com a família dos estudantes, podemos citar os exemplos do Google Hangout e do Google Meet. Por meio deles, é possível pré-agendar reuniões com pais que andam meio sem tempo e organizá-las utilizando o Google Calendar.

E, finalmente, talvez a grande sacada do Google for Education seja permitir a criação de um ambiente colaborativo. Utilizando o Google Drive, com seu recurso de comentários e sugestões, torna-se possível editar um texto ou documento e compartilhá-lo com colegas e professores. Essa possibilidade é ideal para educadores que querem, por exemplo, criar um grupo de discussão ou comunidade para trocarem experiências entre si.

Conheça também nossa solução

Vimos que as ferramentas do Google for Education são muito interessantes para fortalecer o relacionamento entre os estudantes e os professores. Mas as soluções para melhorar a edução não ficam por aí. Saiba que existem outras tecnologias que podem ajudar a tornar o ambiente escolar ainda mais interessante e eficiente para os alunos, para suas famílias e até para quem administra as instituições de ensino.

Uma delas é o software de gestão educacional Mentor, oferecido pela Teklamatik, que pode, inclusive, ser utilizado de forma integrada com as ferramentas do Google for Education. Assim, além da aproximação entre professores e alunos, é possível controlar todas as áreas da instituição escolar com segurança e assertividade, desde a captação de novos alunos e matrículas até o controle de notas, gestão de bibliotecas e gestão financeira.

Quer conhecer melhor o Mentor e entender como é feita a integração com o Google for Education? Então, entre em contato com a nossa equipe e tire todas as suas dúvidas. Estamos sempre à disposição para atendê-lo!

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Não entendeu a relação? A gente explica!

Mais do que uma forma de qualificar a administração de uma instituição educacional, um sistema online para a gestão da escola permite mais satisfação aos alunos e professores por questões de organização das atividades e facilitação do planejamento curricular. Assim, com uma ferramenta que agilize os processos burocráticos, sobra mais tempo para estruturar um plano pedagógico que, de fato, represente um diferencial em relação aos concorrentes.

Basta ver que hoje muitos cursos, escolas e faculdades pautam seus diferenciais com base no valor das mensalidades. Contudo, mesmo que esta seja a estratégia da sua instituição, ela precisa vir acompanhada de uma preocupação com a qualidade do ensino. Inclusive porque, mais desafiador do que captar novos alunos é manter a fidelidade deles. Para isso, é necessário buscar recursos que auxiliem nesse trabalho.

Como um sistema online para a gestão da escola ajuda na fidelização

Por meio de um sistema online é possível ter controle sobre a captação de alunos, pois ele contribui muito no planejamento estratégico e financeiro da instituição. Afinal, para manter o negócio rentável é necessário mostrar para o máximo de pessoas que o seu sistema educacional funciona e que ele tem um custo-benefício positivo.

Contudo, para atingir esse padrão, é imprescindível métodos modernos que façam todos os processos transcorrerem de maneira mais tranquila. Isso vai permitir que, após essa captação, a fidelização dos alunos seja alcançada. E isso é fruto de diferentes itens como valor da mensalidade, facilidade no gerenciamento dos estudos, qualidade do corpo docente, qualidade da proposta pedagógica e infraestrutura adequada.

Manter tudo isso custa dinheiro, que pode ser economizado com processos automatizados e mais tempo para o planejamento. Mesmo sendo uma empresa, qualquer instituição de ensino precisa transparecer confiança e credibilidade ao seu público. Por isso, a qualidade do ensino jamais pode ser sobreposta à economia. Somente esse conjunto de fatores, portanto ㅡ custo-benefício, qualidade do ensino e infraestrutura ㅡ são capazes de conquistar as pessoas e mantê-las em um relacionamento com a instituição.

Para mensurar exatamente como anda a percepção dos alunos e, dependendo do caso, também dos seus pais com a instituição, é possível aplicar pesquisas de satisfação que auxiliem na observação do que precisa ser melhorado e quais são os pontos fortes destacados. A partir disso, é possível desenvolver ações que atendam aos anseios desse público.

Um trabalho qualificado da secretaria também contribui para a satisfação dos alunos e familiares, já que ali se resolvem várias questões burocráticas do curso. Sendo assim, um sistema informatizado facilita a organização das informações e o encaminhamento das demandas.

Qualidade do ensino depende de professores motivados

Falamos em planejamento pedagógico, mas ele só será efetivo caso os professores estejam motivados a cumpri-los. Eles também precisam ter tempo para exercitar a criatividade, ler, pesquisar, estudar e, assim, pensar em novas formas de desenvolver as atividades. Quer dizer, é preciso melhorar a rotina de trabalho deles também, facilitando a organização do diário de classe, o relacionamento com os gestores e outros professores e também a interação com os alunos.

Sair da organização manual é o primeiro passo para essa otimização do tempo tão necessária. Além de ser mais prática e menos cansativa. O planejamento de aulas em um ambiente online também contribui para a qualificação e o registro dos trabalhos, gerando, além de tudo, economia para o professor.

Como é ele que vai aplicar todas as ações que vão converter-se em resultados tanto para a instituição quanto na vida dos alunos, é o dia a dia dele que precisa ser pensado com muito cuidado, de modo que se garanta mais motivação e uma rotina melhor organizada.

Gestão qualificada e profissionalizada

Não podemos deixar de destacar o quanto um sistema online para a gestão da escola é indispensável para atividades comuns de qualquer instituição de ensino, mas que levam tempo e, por isso, geram custos, uma vez que são vilãs da produtividade. O processo de matrícula dos alunos é um que pode ser melhorado por meio de uma plataforma informatizada.

A documentação também é um trabalho que exige tempo e organização. Deixar tudo isso em um sistema facilita o arquivamento e a pesquisa, quando necessária. A gestão das obrigatoriedades, como o Censo Superior e o Enade, por exemplo, fica mais cuidadosa, algo de suma importância para a avaliação perante o Ministério da Educação e da própria comunidade que se relaciona com a instituição.

Toda a questão financeira, como contas a receber, contas a pagar e o controle de caixa podem fazer parte do mesmo sistema. É bem verdade que muitas empresas da área educacional utilizam softwares específicos para fazer esse trabalho. Mas se com o mesmo recurso é possível ter essas funções gerenciais e também a organização das rotinas próprias de uma escola, é mais inteligente escolher a alternativa que vai permitir todos os trabalhos em um só local, não é mesmo?

A Teklamatik oferece um software ideal que traz todas essas ferramentas que falamos aqui. É o Sistema de Gestão Educacional Mentor, da Edusoft. Ele permite a organização de todas as funções próprias de escolas, faculdades e outras instituições de ensino de maneira completa e intuitiva. Portanto, se você está buscando uma maneira de qualificar todos os processos na sua instituição, fale com a gente. Qualquer dúvida, deixe o seu comentário no espaço abaixo.

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