E a função da GED não para por aí. Desde 4 de abril de 2018, organizar a papelada eletronicamente deixou de ser apenas uma questão de gestão escolar interna. O Ministério da Educação (MEC), por meio da Portaria nº 315, regulamentou, entre outras obrigações, a digitalização e a gestão eletrônica de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim de instituições de ensino superior.

Isso quer dizer que todas as instituições de ensino superior, públicas e privadas, presenciais e a distância, devem migrar seu acervo acadêmico para o meio digital. Esta é uma forma de preservarem e manterem as informações dos estudantes e da própria instituição armazenadas em segurança. Além disso, é uma maneira do MEC supervisionar o cumprimento das normas que regem a oferta da educação superior, entre elas, as autorizações para o funcionamento das instituições e a oferta de cursos superiores de graduação e de pós-graduação.

É neste contexto que um conhecimento mais aprofundado sobre a GED e suas vantagens é necessário. Vamos lá?

O que é a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos é uma tecnologia que facilita o controle, o armazenamento, o compartilhamento e a recuperação das informações de uma instituição de maneira rápida e segura. Os softwares de GED permitem que os usuários acessem e visualizem os documentos sem a necessidade de buscá-los nos arquivos físicos. Isso facilita o dia a dia, uma vez que não é mais preciso sair do local de trabalho para encontrar os documentos, pois eles estão digitalizados.

Qualquer tipo de empresa, independentemente do segmento ou porte, pode fazer a gestão eletrônica de documentos. Além das instituições de ensino, como já falamos, ela funciona muito bem em escritórios de advocacia e contabilidade, hospitais e construtoras, por exemplo, e pode ser aplicada em setores específicos, como o RH, financeiro e marketing. Isto se dá por que as soluções de Gestão Eletrônica de Documentos podem ser adaptadas às necessidades específicas do cliente, inclusive, sendo oferecidas em módulos.

Algumas ferramentas de um software de GED são: Document Management (gerenciamento de documentos), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão de dados, além do OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres).

Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

Um bom projeto de Gestão Eletrônica de Documentos pode trazer vantagens significativas a qualquer tipo de empresa, em praticamente todos os seus departamentos, pois torna mais ágil a categorização de documentos, com o uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição. Portanto, sua utilização é essencial para que se mantenham as bases de informação e conhecimento do negócio, já que a GED efetua a conversão de informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.

Falando especificamente de instituições de ensino, podemos observar que algumas das vantagens ao se aplicar a GED são o aumento significativo na velocidade e precisão da localização de documentos, o total controle dos variados processos e as ilimitadas possibilidades de indexação. Isso ocasiona uma melhoria na qualidade de atendimento ao estudante, com respostas rápidas e precisas, e ainda minimiza os custos referentes aos recursos humanos, aumentando a produtividade e facilitando as tomadas de decisões.

Além disso, é possível observar também que a utilização da Gestão Eletrônica de Documentos em instituições de ensino reduz a necessidade de atendimentos presenciais, diminui a obrigatoriedade da presença física para a assinatura de documentos e otimiza o aproveitamento do espaço, por meio da migração dos arquivos físicos para o ambiente virtual. E, claro, ainda economiza recursos, pois dispensa a necessidade de imprimir todos os papéis.

Estas novas características não só fazem com que a instituição esteja de acordo com as recomendações do MEC como também a tornam mais produtiva, econômica e sustentável.

Escolha a melhor solução de GED para a sua instituição de ensino

Esperamos que as informações deste artigo tenham dado conta da importância da Gestão Eletrônica de Documentos. No entanto, é essencial procurar uma solução que se adapte às necessidades da sua instituição de ensino e atenda, especificamente, às determinações da Portaria 315 do MEC. O mercado está cheio de ofertas, por isso, pesquise bastante.

E nós temos uma ótima dica: aqui na Teklamatik, temos uma solução de GED que se encaixa perfeitamente à obrigação do MEC e também ao que você precisa para fazer uma gestão moderna e eficaz, a GED Edusoft. Com ela, sua instituição de ensino pode usufruir de todos os benefícios que a digitalização dos documentos traz, como a diminuição de gastos e o aumento na segurança das informações.

Para saber mais detalhes, entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre a postos para tirar todas as suas dúvidas!

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Este trabalho é importante para que a volta às aulas ocorra da melhor forma possível e nenhum ponto essencial ao bom andamento do ano letivo seja esquecido. E quem conhece a rotina de uma instituição de ensino sabe que esta jornada é uma tarefa trabalhosa, que requer bastante esforço em um período que a maioria da comunidade escolar está de férias.

Esse planejamento anual é feito, frequentemente, na semana pedagógica, quando os profissionais que trabalham na escola se reúnem para discutir e estruturar o que vai acontecer durante os dias letivos. É nesse evento que o Projeto Político-Pedagógico (PPP), o documento que define a identidade da escola e indica os caminhos para o ensino de qualidade, é revisado — pela Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB), toda instituição de ensino precisa ter um projeto pedagógico instituído, sendo alterado quando necessário.

No entanto, não é somente do PPP que se faz um planejamento escolar anual. Há várias questões importantes que precisam estar definidas desde o início do ano letivo para garantir um ensino de qualidade, como aproveitar a experiência dos profissionais e contar com o apoio da tecnologia. Siga com a gente a aproveite o conteúdo!

Defina os papéis de cada setor

Assim como é essencial aproveitar o que cada um sabe fazer de melhor, também é importante que todos saibam exatamente o que devem fazer ao longo do ano letivo. Por isso, durante o planejamento escolar é necessário definir claramente o papel de cada profissional, uma vez que o bom funcionamento da escola depende de muitas pessoas, como os gestores, coordenadores pedagógicos e professores.

Confira um resumo da função que cada um deles exerce na escola:

• Os gestores: são os responsáveis pela área administrativa e trabalham para manter as coisas funcionando na escola, desde o desempenho da rede escolar até os serviços internos praticados pelos inspetores e faxineiros.
• Os coordenadores pedagógicos: são os profissionais responsáveis por manter a organização do tempo dos professores para que a carga horária, inclusive as atividades extraclasse, seja distribuída corretamente e toda a programação seja cumprida.
• Os professores: considerados o coração da escola, eles são responsáveis por preparar as aulas, corrigir provas e trabalhos, ajudar nas avaliações de classe e de alunos, além de ter tempo para excursões e eventos escolares.

Use a experiência dos profissionais especializados

A educação não é feita e nem é de responsabilidade de uma única pessoa. Então, o mais indicado é que não haja uma centralização das decisões no diretor da escola, por exemplo. O mais adequado é que se aproveite a semana pedagógica para ouvir todos os profissionais envolvidos com a instituição de ensino, dentro das suas especialidades, e somente depois se tomem as decisões.

Da mesma forma, é imprescindível que a divisão de tarefas siga a lógica de aproveitar as potencialidades de cada profissional, pois esse dimensionamento fará toda a diferença para o bom andamento das atividades da escola.

Estabeleça quais investimentos devem ser feitos

As definições no início do ano letivo não devem passar somente pelas questões pedagógicas. O planejamento escolar deve prever investimentos na infraestrutura na escola, seja para a construção ou reforma, seja para a compra de equipamentos e suprimentos. É essencial para o bom andamento das atividades escolares que aquilo que foi planejado não seja interrompido por falta de algum material, certo?

Por isso, durante a semana pedagógica, os profissionais devem elaborar um documento com tudo o que desejam fazer para o ano que necessite de recursos financeiros e, em conjunto, decidam o que vai receber investimento naquele ano. Em relação aos suprimentos para as atividades cotidianas, também é preciso fazer um levantamento para que não falta nada ao longo do ano.

Conte com a ajuda da tecnologia

Como falamos no início deste artigo, fazer o planejamento escolar não é tarefa fácil, porém, é possível encontrar alguns aliados para auxiliar no processo. A tecnologia é um deles, pois ela ajuda a otimizar as tarefas que consomem a equipe, mas não trazem o retorno esperado para a instituição.

Um bom exemplo é a montagem do quadro de horário dos professores, que demora, em média, três meses para ser concluída, demandando muito tempo e esforço de gestores e coordenadores escolares. Já existem no mercado soluções que facilitam a montagem do quadro de horários, além de muitas outras tarefas, como o controle das notas e das atividades extraclasse.

Uma delas é o MentorWeb, da Edusoft, que oferecemos aqui na Teklamatik. Ele um sistema de gestão educacional que possui módulos para atender a todos os segmentos da educação, desde a educação infantil até a pós-graduação, passando por cursos livre e de extensão. Que tal saber mais sobre esta solução e iniciar o ano letivo da sua escola com o pé direito? Entre em contato conosco e conheça melhor o MentorWeb!

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