Gestão Eletrônica de Documentos: obrigação e vantagens para instituições de ensino

A capacidade de gerenciar documentos é uma característica fundamental para a gestão do conhecimento em instituições de ensino, pois permite preservar e organizar este patrimônio com o objetivo de assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. Assim, contar com uma solução que consiga otimizar este trabalho, como a de gestão eletrônica de documentos (GED), pode dar o salto de qualidade que a sua escola precisa.

E a função da GED não para por aí. Desde 4 de abril de 2018, organizar a papelada eletronicamente deixou de ser apenas uma questão de gestão escolar interna. O Ministério da Educação (MEC), por meio da Portaria nº 315, regulamentou, entre outras obrigações, a digitalização e a gestão eletrônica de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim de instituições de ensino superior.

Isso quer dizer que todas as instituições de ensino superior, públicas e privadas, presenciais e a distância, devem migrar seu acervo acadêmico para o meio digital. Esta é uma forma de preservarem e manterem as informações dos estudantes e da própria instituição armazenadas em segurança. Além disso, é uma maneira do MEC supervisionar o cumprimento das normas que regem a oferta da educação superior, entre elas, as autorizações para o funcionamento das instituições e a oferta de cursos superiores de graduação e de pós-graduação.

É neste contexto que um conhecimento mais aprofundado sobre a GED e suas vantagens é necessário. Vamos lá?

O que é a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos é uma tecnologia que facilita o controle, o armazenamento, o compartilhamento e a recuperação das informações de uma instituição de maneira rápida e segura. Os softwares de GED permitem que os usuários acessem e visualizem os documentos sem a necessidade de buscá-los nos arquivos físicos. Isso facilita o dia a dia, uma vez que não é mais preciso sair do local de trabalho para encontrar os documentos, pois eles estão digitalizados.

Qualquer tipo de empresa, independentemente do segmento ou porte, pode fazer a gestão eletrônica de documentos. Além das instituições de ensino, como já falamos, ela funciona muito bem em escritórios de advocacia e contabilidade, hospitais e construtoras, por exemplo, e pode ser aplicada em setores específicos, como o RH, financeiro e marketing. Isto se dá por que as soluções de Gestão Eletrônica de Documentos podem ser adaptadas às necessidades específicas do cliente, inclusive, sendo oferecidas em módulos.

Algumas ferramentas de um software de GED são: Document Management (gerenciamento de documentos), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão de dados, além do OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres).

Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

Um bom projeto de Gestão Eletrônica de Documentos pode trazer vantagens significativas a qualquer tipo de empresa, em praticamente todos os seus departamentos, pois torna mais ágil a categorização de documentos, com o uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição. Portanto, sua utilização é essencial para que se mantenham as bases de informação e conhecimento do negócio, já que a GED efetua a conversão de informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.

Falando especificamente de instituições de ensino, podemos observar que algumas das vantagens ao se aplicar a GED são o aumento significativo na velocidade e precisão da localização de documentos, o total controle dos variados processos e as ilimitadas possibilidades de indexação. Isso ocasiona uma melhoria na qualidade de atendimento ao estudante, com respostas rápidas e precisas, e ainda minimiza os custos referentes aos recursos humanos, aumentando a produtividade e facilitando as tomadas de decisões.

Além disso, é possível observar também que a utilização da Gestão Eletrônica de Documentos em instituições de ensino reduz a necessidade de atendimentos presenciais, diminui a obrigatoriedade da presença física para a assinatura de documentos e otimiza o aproveitamento do espaço, por meio da migração dos arquivos físicos para o ambiente virtual. E, claro, ainda economiza recursos, pois dispensa a necessidade de imprimir todos os papéis.

Estas novas características não só fazem com que a instituição esteja de acordo com as recomendações do MEC como também a tornam mais produtiva, econômica e sustentável.

Escolha a melhor solução de GED para a sua instituição de ensino

Esperamos que as informações deste artigo tenham dado conta da importância da Gestão Eletrônica de Documentos. No entanto, é essencial procurar uma solução que se adapte às necessidades da sua instituição de ensino e atenda, especificamente, às determinações da Portaria 315 do MEC. O mercado está cheio de ofertas, por isso, pesquise bastante.

E nós temos uma ótima dica: aqui na Teklamatik, temos uma solução de GED que se encaixa perfeitamente à obrigação do MEC e também ao que você precisa para fazer uma gestão moderna e eficaz, a GED Edusoft. Com ela, sua instituição de ensino pode usufruir de todos os benefícios que a digitalização dos documentos traz, como a diminuição de gastos e o aumento na segurança das informações.

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