Entenda o orçamento colaborativo e como ele pode impactar na gestão das empresas

Até pouco tempo atrás, quando se falava em orçamento organizacional, o entendimento era o de que essa decisão cabia aos diretores ou sócios-proprietários do negócio. Afinal, eles é que deveriam decidir o quanto precisariam investir, certo? Só que não é mais bem assim. Hoje, muitas empresas estão adotando o orçamento colaborativo, também chamado de participativo ou descentralizado, que é uma forma nova e dinâmica de se fazer o planejamento financeiro.

Isso porque esse conceito prevê um modelo em que gestores de todas as áreas de uma organização têm participação mais ativa no processo de construção do orçamento. Na prática, eles recebem autonomia para elaborar o plano orçamentário para seus respectivos departamentos de forma independente. Afinal, por mais que os donos e diretores contem com uma visão ampla do negócio, são os gestores que conhecem em detalhes a realidade dos setores em que atuam.

Em outras palavras, é por meio desse modelo de orçamento que aqueles profissionais com propriedade e know-how sobre as operações envolvidas no dia a dia ganham poder de decisão. Assim, é possível causar um impacto na rotina dos diferentes setores de forma real e mais significativa. Contudo, essa também é uma grande responsabilidade.

Se você é diretor ou sócio de uma empresa, por exemplo, será que está preparado para depositar a responsabilidade pelo orçamento nas mãos dos seus gestores? E se você é gestor, está pronto para assumir o papel de definir e planejar as finanças para o seu setor? Tem dúvidas sobre essas respostas? Então, siga com a gente e conheça as vantagens do orçamento colaborativo e como aplicá-lo na sua empresa de forma eficiente para gerar resultados cada vez melhores.

Como funciona o plano de orçamento colaborativo?

Para entender como o orçamento colaborativo funciona, precisamos dar alguns passos atrás e, primeiro, rever o papel do plano orçamentário. Nele, são projetados o faturamento previsto para determinado período, o levantamento de todas as contas a pagar e a receber futuramente, a avaliação da necessidade de capital de giro para arcar com as despesas, definição de orçamento para cada setor da empresa e orçamento necessário para a realização de investimentos.

Ou seja, ele é um raio X da situação e dos objetivos financeiros do negócio e, por isso, ajuda a saber quanto dinheiro será preciso investir na empresa em determinado período. Só que ao invés de marcar uma reunião somente com os diretores e sócios para definir o valor destinado para a empresa e informá-lo a todos, o orçamento colaborativo é construído com a participação dos gestores, que contam com uma visão mais realista da situação e podem ser mais ou menos flexíveis, dependendo do caso.

É importante destacar que, quando o assunto é o orçamento colaborativo, a participação de todos os gestores no processo de elaboração faz com que as ações voltadas para os seus setores sejam muito mais cuidadosas e equilibradas, à medida em que eles estão por dentro das possibilidades de investimento em seus departamentos sem comprometer o equilíbrio financeiro do negócio como um todo.

A importância do modelo de orçamento colaborativo nas empresas

Não é preciso ir muito longe para visualizar o quanto o orçamento colaborativo pode contribuir para as rotinas de trabalho. Imagine, por exemplo, que sua empresa adotou esse modelo. Se ela tiver cinco áreas diferentes, são cinco gestores que, de certa forma, estarão assumindo um papel que vai além da liderança. Eles terão que desenvolver habilidades de pensar em longo prazo e de visualizar as necessidades de suas áreas.

Com mais profissionais envolvidos com o planejamento orçamentário, a tendência é que todos os participantes do processo adquiram uma responsabilidade e um aprendizado ainda maior, além de sentirem-se mais motivados devido ao fato de estarem envolvidos na tomada de decisão. Colocando na ponta do lápis, todos esses fatores podem representar uma influência bastante positiva no desempenho geral da empresa.

Isso sem contar que o orçamento descentralizado também é essencial para evitar que sejam direcionados recursos de uma forma excessiva para uma área da empresa em detrimento de outra, sem que exista uma verdadeira necessidade para esse tipo de manobra. Afinal, seus gestores vão poder avaliar com mais nitidez qual a verdadeira necessidade de capital que deve estar presente no orçamento de seus respectivos departamentos, conversando entre si e tirando suas próprias conclusões.

E lembre-se: quando a empresa adota o orçamento colaborativo, é preciso, de fato, entregar a autonomia dos orçamentos aos gestores. Por isso, antes de estabelecer metas para cada setor, é preciso avaliar e discutir as possibilidades com cada decisão e conhecer bem a visão desses profissionais em relação a seus respectivos departamentos. Não adianta atribuir a tarefa para um gestor que não tenha a confiança dos diretores ou cobrá-los por resultados impossíveis.

A tecnologia pode auxiliar no processo

Existem diversas ferramentas no mercado extremamente práticas e modernas para otimizar a gestão financeira de sua empresa. Com um bom software de gestão empresarial, como um ERP, você pode centralizar as informações orçamentárias de todos os seus departamentos em apenas um ambiente, facilitando, assim, o acompanhamento do alcance das metas e a tomada de decisão.

Entre as soluções disponíveis, destacamos o ERP Radar Empresarial. Com as funcionalidades desse sistema, o planejamento orçamentário e, consequentemente, a gestão financeira da sua empresa ficam muito mais simples e dinâmicos, pois ele oferece análises criteriosas por centros de custos e resultados, comparativos entre orçado e realizado, comparativos periódicos, além de controles de movimentação de caixa e bancos sobre as mais diversas operações financeiras.

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