Entenda o papel dos setores de planejamento e controladoria nas empresas

É verdade que, atualmente, o fluxo de informações dentro de um empreendimento é cada vez maior e mais complexo, exigindo que grandes quantidades de dados sejam avaliados e considerados na hora da tomada de decisões. É uma complexa rede organizacional que acaba exigindo muito preparo e processos bem definidos de planejamento e controladoria nas empresas, seja para encontrar soluções para a redução de custos, seja para garantir a manutenção da vantagem competitiva no mercado.

Isso porque, de forma bem simplificada, a dinâmica entre o planejamento e a controladoria serve justamente para fornecer subsídios ao empreendedor para que ele tome decisões acertadas e tenha o controle de todas as operações efetuadas no seu negócio. Por isso, esses conceitos estão diretamente ligados à gestão, trazendo mais eficiência aos processos e garantindo mais sucesso para a empresa — especialmente nos primeiros anos de vida, cruciais para seu desenvolvimento e sobrevivência.

Mas, na prática, as atribuições dessas duas áreas têm algumas diferenças bem específicas. E é importante entender como elas se integram para funcionar de forma estratégica. Em outras palavras, como elas trabalham em conjunto e transformam ações em resultados. Para isso, vale analisar esses conceitos um de cada vez, começando pelo planejamento. Vamos lá?

Para que serve a área de planejamento nas empresas?

Pensando em uma situação prática, imagine que você está prestes a fazer um grande investimento, como uma viagem para fora do país, por exemplo. Nesse contexto, nada mais natural do que planejar todas as etapas com bastante antecedência. É preciso escolher a agência de viagens que ajudará na organização do passeio, definir a quantidade de dias que você ficará fora, escolher os pontos turísticos que poderá visitar e, é claro, pensar em como juntar o dinheiro para pagar todas as despesas sem passar sufoco.

Passando para a realidade corporativa, as atribuições da área de planejamento não são muito diferentes. Afinal, cabe a ela traçar os planos e metas para o negócio e analisar todas as variáveis, garantindo que tudo corra bem e que os objetivos sejam alcançados. Só que ao invés de pensar em como arrecadar dinheiro para bancar a viagem, por exemplo, o setor de planejamento de uma empresa avalia de que forma é possível eliminar os gastos e melhorar a lucratividade da organização por meio do orçamento empresarial.

Se pegarmos carona no caso da viagem, basta pensar que o roteiro das cidades e dos pontos turísticos que você quer visitar são equivalentes às metas estipuladas pela área de planejamento para toda a empresa, enquanto o valor que você pretende gastar com hotéis e com alimentação representa o orçamento empresarial e os investimentos que o negócio pode ou precisa fazer para alcançar aquilo que foi planejado. Simples, não é mesmo?

É verdade que, guardadas as devidas proporções, a área de planejamento de uma empresa é muito mais complexa e acaba envolvendo muito mais informações do que os projetos para uma viagem de turismo, mas o ponto é que esse exemplo prático ajuda a compreender a importância desse setor. Afinal, sem planejamento não é possível construir nada com qualidade, seja um roteiro de viagem, seja uma história de sucesso na sua empresa.

E a área de controladoria, como se encaixa na rotina?

Agora que você já entendeu melhor que o planejamento é uma etapa indispensável quando o assunto é a gestão da empresa, que tal embarcar mais uma vez no exemplo da viagem e explorar o papel da controladoria no meio disso tudo? Imagine que, mesmo tendo planejado todas as paradas e visitas, durante a viagem você decidiu fazer uma mudança de última hora no roteiro — visitou uma cidade que não estava nos planos ou escolheu um hotel mais caro.

O problema é que essa alteração obrigou você a desembolsar mais do que o esperado. Com a verba mais curta, foi necessário cortar algumas visitas e paradas que estavam planejadas, o que acabou confundindo ainda mais o seu cronograma. A situação saiu tanto do controle que a viagem, planejada para um período de 30 dias, precisou ser encurtada para 20 por conta da falta de dinheiro. Mesmo sabendo que essas coisas acontecem, é difícil evitar a sensação de descontentamento, não é verdade?

É exatamente por isso que a controladoria anda de mãos dadas com o planejamento. Isso porque essa área é responsável por acompanhar tudo aquilo que foi planejado, analisando se os planos estão sendo cumpridos como deveriam ou se há necessidade de ajustes. Com essa avaliação, o setor de controladoria garante informações precisas e seguras para que os gestores tomem decisões estratégicas para o negócio.

Na viagem, se houvesse mais controle sobre o cronograma, seria fácil perceber que uma parada não planejada poderia comprometer o orçamento final e, assim, você pensaria melhor antes de complicar as coisas. Sem ele, deixar de visitar algumas cidades seria como não cumprir uma meta ou abandonar um investimento importante, enquanto o fato de encurtar a viagem representaria perder, por uma decisão equivocada, o necessário para as operações mais básicas da empresa.

Ou seja: o objetivo da controladoria é acompanhar as ações resultantes do planejamento da empresa para assegurar a melhoria contínua dos processos e oferecer segurança na tomada de decisão.

Planejamento e controladoria nas empresas para melhorar os resultados

Não é segredo que, para manter a empresa competitiva, o empreendedor precisa sempre buscar uma equação capaz de unir produtividade, eficiência, alta lucratividade e custos menores. Um cenário que, vez ou outra, pode até tirar o fôlego dos gestores, mas que também é perfeito para aplicar as forças combinadas do planejamento e controladoria e transformar as rotinas de trabalho com ações estratégicas.

Isso também significa que as áreas de planejamento e controladoria devem estar inteiramente integradas com os demais setores do negócio, visto que elas recebem e consolidam as informações necessárias para a elaboração de um plano de negócios eficiente — especialmente o setor financeiro, que é responsável não apenas pelo planejamento orçamentário, mas também por garantir a viabilidade econômica na hora de tirar as ideias do papel.

Dessa forma, fica muito mais fácil coordenar os esforços dos gestores de cada parte da organização, garantindo o cumprimento das metas e objetivos definidos pela empresa e assegurando sua continuidade e crescimento. Porém, aqui também cabe um alerta: de pouco adianta investir em um fluxo de trabalho completo e abrangente para planejamento e controladoria se, internamente, seus procedimentos são muito ultrapassados e impedem o negócio de sair do lugar.

Não é a toa que investir na automatização dos processos é um excelente caminho para garantir que a empresa se desenvolva e consiga se planejar com mais eficiência. Então, por que não buscar o suporte de um sistema de gestão empresarial? Com ele, o dono do negócio consegue administrar melhor o seu tempo e o da sua equipe, podendo focar os esforços naquilo que realmente traz um retorno positivo.

E um bom exemplo de toda essa praticidade aplicada na rotina das empresas é o ERP Radar Empresarial, solução de gestão oferecida pela Teklamatik que integra de maneira inteligente informações de todas as áreas, como custos, vendas, finanças e controladoria. Dessa forma, o empreendedor consegue controlar o cumprimento dos objetivos de uma forma bem descomplicada e com dados precisos, facilitando uma rápida tomada de decisão sempre que for necessário!

Se você gostou de conhecer as atribuições e a importância da área de planejamento e controladoria nas empresas e quer aperfeiçoar esse conceito no seu negócio, fale com a gente! Temos sempre uma equipe à disposição para tirar todas as suas dúvidas e mostrar como nosso ERP pode ajudar a sua empresa a crescer cada dia mais.