[E-book] Gestão eletrônica de documentos: confira os benefícios desta solução para sua empresa

Fazer uma boa gestão empresarial não é algo fácil, certo? Além de cuidar da produção e das vendas, que são as atividades que trazem os recursos para a sustentabilidade do negócio, ainda é necessário organizar e gerenciar toda a papelada que circula pela empresa. Porém, hoje, não é mais preciso lidar com a parte burocrática sozinho, pois há no mercado diversas soluções que podem ajudar você a otimizar o controle dos seus registros, como a gestão eletrônica de documentos (GED).

Esse tipo de solução oferece às empresas uma maneira eficiente de preservar e organizar o conhecimento desenvolvido nelas, garantindo que todos tenham em mãos as informações necessárias na hora que precisarem. E não é só uma questão de reter dados, mas também de cumprir a lei. Há determinados documentos, como contratos e notas fiscais, que precisam ficar guardados por um período específico, para o caso de auditorias e fiscalizações.

Por isso, utilizar a GED é mais do que uma oportunidade de implantar melhorias, aumentar a produtividade e reduzir custos. Trata-se de uma chance de garantir a competitividade do negócio. E para mostrar como cada departamento da sua empresa pode ter benefícios com a gestão eletrônica de documentos, produzimos um e-book em que detalhamos todos eles. Para fazer o download gratuito, é só clicar na imagem abaixo!

A importância da GED para o compliance

Começamos o e-book mostrando a importância da GED para o compliance, uma atividade que exige um controle rigoroso de todos os arquivos da empresa e uma análise minuciosa das informações de cada departamento. Com a gestão eletrônica de documentos, os profissionais desta área conseguem ter um acesso rápido e organizado aos arquivos de todos setores, como os registros de pagamento das obrigações trabalhistas, os comprovantes relacionados à área tributária, os orçamentos de compra e as notas fiscais de venda, o que agiliza e facilita a resolução de qualquer questão envolvendo as obrigações legais.

A princípio, pode parecer que estamos falando apenas com grandes empresas, que lidam com uma enormidade de documentos e arquivos, mas não é bem assim. Quem é empresário sabe que o número de papéis (físicos ou digitais) que uma empresa precisa guardar, independentemente do seu porte, é bem grande. Então, no e-book, deixamos claro que a GED é um bom investimento para negócios de todos os tamanhos.

Gestão eletrônica de documentos na produção e na qualidade

No segundo capítulo, partimos para atividades mais práticas dentro das empresas, mas que também acabam acumulando uma grande quantidade de documentos, as áreas de produção e qualidade. Aqui, ao contrário da necessidade de armazenar os arquivos para prestar contas depois, eles precisam estar organizados e disponíveis para que o processo de fabricação ocorra dentro dos prazos estipulados e com a mesma qualidade de sempre.

Neste caso, a gestão eletrônica de documentos é usada para manter as ordens de produção, as fichas técnicas e qualquer outro documento necessário guardados em um só lugar de maneira organizada e disponível para os responsáveis pela operação. Dessa forma, garante-se mais agilidade no dia a dia do chão de fábrica e também a manutenção da boa qualidade dos produtos.

Gestão eletrônica de documentos nos setores fiscal e contábil

Na sequência, entramos em uma área que, pode-se dizer, é uma das que mais ganham com a gestão eletrônica de documentos, não só na agilidade, mas principalmente em relação à manutenção das atividades da empresa dentro da legislação vigente. Os documentos fiscais e contábeis contêm informações críticas ao negócio e qualquer erro, mesmo que involuntário, pode causar muitos problemas. Por isso, arquivá-los da forma correta e tê-los à mão quando necessário é essencial.

Ainda destacamos no terceiro capítulo do e-book como a gestão eletrônica de documentos é uma importante aliada no cumprimento das obrigações que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Isso porque, apesar dos processos serem totalmente digitais, o número de documentos gerados e que precisam ser armazenados não foi reduzido. Então, a empresa deve ter tudo organizado e disponível para acesso a qualquer momento.

Gestão eletrônica de documentos em vendas e compras

As áreas de compra e venda de uma empresa também geram um número alto de documentos, basta pensar que para as duas situações é necessário fazer um orçamento, uma proposta, um contrato, os pedidos, a ordem de produção e por aí vai. Não guardar ou arquivar de qualquer jeito essa papelada, só para dizer que está ali, pode ser um verdadeiro tiro no pé.

No quarto capítulo do e-book, então, detalhamos como a GED é imprescindível para esses dois setores e como ela auxilia na tomada de decisão, uma vez que mantém os registros organizados, o que facilita a análise das informações.

Gestão eletrônica de documentos jurídicos e financeiros

Para fechar o nosso guia, no quinto capítulo mostramos a importância da GED para garantir o funcionamento, a competitividade e a segurança jurídica da empresa. Normalmente, os documentos jurídicos e financeiros são de acesso restrito e, em muitos casos, sigilosos. Então, é necessário contar com uma solução que possa tanto guardá-los como restringir o acesso a eles. Afinal, você não quer que os segredos do seu negócio caiam em mãos erradas, não é mesmo?

Como você pode ver neste resumo do e-book, a gestão eletrônica de documentos deixou de ser apenas uma opção de organização dos arquivos. Hoje, ter uma solução de GED é um investimento em uma ferramenta estratégica que, além de garantir segurança jurídica e financeira, ainda abre as portas para seu negócio ser mais competitivo, pois deixa ao alcance das mãos todas as informações necessárias para uma tomada de decisão eficaz.

Então, está esperando o quê para fazer o download do nosso guia agora mesmo? Ele é gratuito e você pode baixá-lo clicando na imagem abaixo:

E, caso surja alguma dúvida ou você queira conhecer melhor a solução de GED que oferecemos aqui na Teklamatik, entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre disponível para auxiliá-lo!