A importância de fazer uma gestão de custos e estoque eficiente

Imagine que você fez uma grande venda e precisa produzir para garantir a entrega no prazo. Você já está com a equipe motivada e as máquinas alinhadas, agora é partir para a produção. Tudo vai indo bem até que uma configuração errada promove uma perda significativa de matéria-prima. Você manda buscar mais e, surpresa, o estoque é insuficiente para finalizar o pedido porque outro setor já havia usado no dia anterior. Além do prejuízo inicial a partir do erro, a empresa pagou mais caro para repor o estoque e ainda recebeu uma multa pelo atraso que estava prevista em contrato.

O exemplo é fictício e exagerado, é verdade, mas falhas humanas ou mecânicas não podem ser consideradas acidentes inesperados pelos gestores de uma indústria. Aliás, nada pode ser inesperado quando se trata de empresas que querem ser competitivas em qualquer mercado. Isso significa que o conhecimento sobre todos os processos é fundamental para o sucesso. A informação de tudo que entra, sai e vai de um lado para outro dentro da indústria precisa estar à mão de quem administra o negócio.

Mas se a falta de material pode ser um problema, o excesso também é. Custo de armazenamento, ocupação inadequada dos espaços e mão de obra para cuidar de algo que não precisa são alguns exemplos de custos desnecessários para a empresa. Lembrando que a indústria lida com estoques diferentes: matéria-prima, componentes e produto final.

Sobre isso, inclusive, temos um e-book que explica em detalhes vários pontos relacionados à gestão de custos. Clique na imagem abaixo, faça o download gratuitamente e saiba como controlar as finanças e aumentar o lucro da sua indústria.

Equilibrar essa relação, evitando faltas e excessos no estoque, pode significar lucro ou prejuízo para a organização. Na sequência, listamos algumas dicas que podem ajudar a melhorar a gestão de custos e estoque, reduzir os gastos e evitar despesas desnecessárias. Acompanhe!

Conheça seu produto detalhadamente

É evidente que quem produz algo sabe melhor do que ninguém sobre o seu resultado final. Contudo, algumas surpresas podem ser desagradáveis. Sua matéria-prima está sujeita à oxidação? A temperatura pode influenciar na qualidade do seu produto? Ele pode estragar no estoque? Está estocado em condições adequadas?

Muitos gestores só descobrem problemas depois que eles aparecem, mas é possível se antecipar e evitar prejuízos. Por isso a importância de conhecer todas as particularidades dos produtos que circulam pela sua indústria.

Faça sempre o planejamento da produção

Como no exemplo citado, um desequilíbrio no estoque pode ocorrer por vários fatores, como um erro humano, uma falha mecânica ou a falta de comunicação entre setores. Planejar a operação e considerar eventuais problemas pode ajudar a evitá-los ou resolvê-los de maneira mais rápida e eficiente.

Mantenha a organização do estoque sempre em dia

Na indústria, a organização é fundamental em todos os aspectos, em especial no estoque. Os materiais devem estar em locais de fácil acesso, agilizando o processo de transporte e evitando acidentes, como choques e quedas. Também é preciso identificar todos os itens com clareza. Separar produtos, colocá-los em ordem e nomear setores pode facilitar o processo para os estoquistas e demais funcionários com acesso a essa área. Isso significa economia de tempo e recursos na operação industrial.

Registre todas as entradas e saídas do estoque

Empresas que ainda não levam tão a sério a gestão de custos e estoque podem se dar mal por conta de uma simples falha no registro. Se algo saiu e ninguém ficou sabendo, esse material não será reposto e certamente fará falta na linha de produção, lá na frente, ou na entrega de um pedido. Com sorte, isso pode ser resolvido facilmente, mas também pode causar um dano irreparável, como a perda de um cliente insatisfeito, por exemplo.

Por isso, tudo que entra e que sai do estoque deve ser registrado por meio de um procedimento adequado de checagem e conferência. Também é importante fazer inventários em períodos definidos pela companhia.

Use a tecnologia para facilitar processos

Para uma indústria ser competitiva no mercado, é preciso ter atenção aos mínimos detalhes em todas as áreas. Matéria-prima de qualidade, satisfação dos colaboradores e um bom pós-venda são alguns exemplos básicos. Tudo isso, porém, pode ficar prejudicado se a empresa for uma bagunça, na qual ninguém sabe o que entra e o que sai, gerando custos desnecessários e, até mesmo, perdas. Assim, a relação entre uma boa gestão de custos e o controle de estoque eficiente pode gerar ótimos resultados financeiros para a empresa, mas, mais do que isso, pode trazer uma organização que influencie positivamente em todos os aspectos.

Por isso, adotar um bom sistema de gestão de custos e estoque é algo essencial, pois a tecnologia permite que todos os envolvidos compartilhem as informações necessárias sobre custos e estoque, de modo que possam visualizar e planejar corretamente as ações dentro do processo industrial. Evidentemente, é preciso treinar a equipe para operar o sistema. Por isso, uma dica é procurar fornecedores que ofereçam treinamento e suporte junto com o software.

E nós podemos ajudar você a fazer isso. Aqui na Teklamatik, oferecemos o ERP Radar Empresarial. Essa solução automatiza os processos operacionais e facilita a gestão do estoque, controlando desde a demanda por matéria-prima até os suprimentos de materiais de manutenção. Assim, os setores conseguem avaliar cada situação e tomar decisões muito mais assertivas em relação ao que comprar e quanto será necessário. Para conhecer melhor o sistema, entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre a postos para atendê-lo!

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Entre os diversos benefícios da gestão de custos, que permitem desde a identificação de oportunidades até o auxílio nas tomadas de decisões estratégicas, chamamos a atenção para os quatro principais: o controle dos riscos; o aumento da competitividade; o auxílio para alcançar o ponto de equilíbrio do negócio; e o aumento da eficiência.

Quando falamos em risco, queremos dizer que, ao controlar exatamente o que é gasto, você não corre o risco de confundir um faturamento alto com uma boa lucratividade. Sua indústria pode ter um grande volume de vendas, por exemplo, mas ter um custo de produção também elevado, o que, no fim, acabaria resultando em um lucro pouco expressivo — ou até em prejuízo, dependendo da situação. Uma gestão de custos bem organizada ajuda no controle deste tipo de situação, pois mostra detalhadamente tudo o que é gasto.

Esse detalhamento ajuda, inclusive, a empresa a ser mais competitiva, pois os custos interferem diretamente nos preços dos produtos, que acabam sendo um diferencial no mercado. Então, ter o controle de todos os seus gastos contribui para você analisar e, quando for o caso, diminuir os custos de produção para poder oferecer novos valores e chamar a atenção do seu público.

Diretamente ligado aos controle de risco e ao aumento da competitividade está o alcance do ponto de equilíbrio. Esse termo, muito utilizado na área financeira, define o momento em que um negócio consegue se pagar, ou seja, quando o que entra no caixa é suficiente para cobrir o que sai. Quanto mais rápido isso acontecer, mais rápido o lucro virá. Por isso, a gestão de custos pode ser considerada uma grande aliada para alcançar o ponto de equilíbrio, uma vez que permite identificar os gastos supérfluos, melhorando a administração dos recursos e resultando em mais ganhos em menos tempo.

E, por fim, temos o aumento da eficiência, que só é alcançado quando o empresário conhece exatamente o que se passa dentro da sua indústria, sendo a gestão de custos um dos pontos primordiais. Afinal, a partir dela é possível planejar, controlar, administrar e desenvolver operações e tomar decisões precisas para manter a saúde financeira da empresa.

Erros cometidos na gestão de custos

Para conseguir alcançar todos esses benefícios, é preciso tomar alguns cuidados e não cometer alguns erros, muitas vezes básicos, que acabam ocorrendo no dia a dia da gestão de custos de uma indústria. Atenção especial aos seguintes pontos:

• Estoque: Em hipótese alguma ignore o valor do seu estoque, pois, muito provavelmente, a maior riqueza do seu negócio está ali. Tenha contabilizado tudo o que está armazenado, assim, fica muito mais fácil saber o que precisa ou não ser reposto e evita que sua empresa tenha prejuízos com perdas ou deixe de vender algo por estar em falta.
• Fluxo de caixa: É imprescindível saber se a empresa está dando lucro ou prejuízo. Claro que existem relatórios mais completos e sofisticados para chegar até a lucratividade, mas começar pelo fluxo de caixa, que é o mais básico, pode livrar sua indústria de fechar as portas, pois ele dará o primeiro retrato do que entra e sai do caixa.
• Precificação: Colocar um preço muito alto ou muito baixo em um produto pode ser a ruína do seu negócio. No momento de precificar, faça uma análise de todos os fatores que interferem no valor final de um produto e adote um preço que dará a maior remuneração possível sobre o capital investido nele, porém, que seja coerente com o que está sendo praticado no mercado.
• Tecnologia: Se você ainda controla tudo no caderninho ou em planilhas, está aí o erro. Para fazer uma gestão de custos eficiente, é fundamental contar com um sistema de gestão empresarial capaz de aumentar sua produtividade, garantir segurança para as informações da sua indústria e oferecer controle total de tudo o que acontece em cada centro produtivo.

Agora que você conhece os principais benefícios que a gestão de custos proporciona e os erros que não podem ser cometidos quando falamos nesta ferramenta, temos uma última dica para dar a você: baixe gratuitamente o nosso e-book sobre gestão de custos! Além de um complemento sobre o que falamos aqui neste artigo, ainda mostramos a importância de fazer a gestão de custos e detalhamos o processo de implementação dela na sua indústria. Clique na imagem abaixo e faça o download gratuito:

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E por que podemos dizer isso? Porque somente gerenciando os custos é possível identificar despesas supérfluas e economizar recursos financeiros, garantindo, assim, a saúde financeira da indústria. Vamos ver um exemplo para entender melhor?

Imagine que, semanalmente, você faça o controle das horas trabalhadas e identifique que todos os funcionários estão cumprindo seus horários e batendo as metas de produção. Ok, tudo parece normal, certo? No entanto, percebeu, ao analisar o funcionamento das máquinas, que seria possível aumentar a produtividade em 5%, pois elas estavam ficando ociosas por tempo demais, mesmo com os colaboradores em horário de trabalho.

Esse tipo de constatação só é possível com uma gestão de custos eficiente, que é muito diferente de somente colocar os gastos numa planilha e pronto. Ao aplicá-la na sua indústria, você vai conseguir fazer uma análise mais profunda dos números e aprimorar ainda mais a administração do seu negócio. Porém, entendemos que mudar ou implementar uma nova forma de gerir os custos não é algo que possa ser feito da noite para o dia, não é mesmo? Por isso, separamos algumas dicas para ajudar você nesse processo.

O passo a passo da gestão de custos

A primeira delas é montar um planejamento. Sem organizar a forma como tudo será feito, possivelmente o tiro vai sair pela culatra e você não vai conseguir fazer nada direito. Então, reúna sua equipe de gestores e apresente a gestão de custos a eles. O mais indicado é que o plano de execução saia dessa reunião, assim, todos estarão cientes do que e como tudo será feito.

Depois disso, cada gestor deve levar a nova proposta para sua área de atuação para mostrar como as atividades serão desenvolvidas e como os relatórios serão apresentados. Alguns pontos importantes aqui são: quem será o responsável por reunir os dados, como eles serão apresentados e com qual frequência. Dessa forma, ninguém vai ficar se esquivando ou jogando o trabalho para outra pessoa como desculpa.

O terceiro momento é botar a mão na massa: colocar no papel — ou no sistema de gestão — todos os números e informações relativos aos custos, desde uma folha de papel usada no escritório da administração até a matéria-prima necessária para a produção. Não deixe nada de fora, pois qualquer valor que “seja esquecido” pode impactar diretamente no faturamento da indústria. Às vezes não nos damos conta, mas R$ 1 ou R$ 2 de diferença numa conta pode transformar uma margem de lucro positiva em negativa.

Dentro do levantamento das informações, uma atividade que pode aprimorar ainda mais a gestão de custos é, além de registrar tudo que já foi gasto, fazer uma projeção do que se pretende gastar no futuro. Em uma economia como a nossa, nunca é demais ter previsões em médio e longo prazos.

Com tudo reunido, partimos para a etapa final, que é fazer a análise dos dados. De nada adianta ter os números organizados se não for explicado o que eles significam, certo? É muito legal dizer que empresa produziu 100 mil peças de tal produto e faturou X milhões de reais. Mas precisamos saber quanto foi gasto para produzir essas peças, quanto custou a matéria-prima, a mão de obra, a hora-máquina, entre outros. Somente assim é possível comemorar os milhões que entraram na conta da empresa, pois o valor do faturamento pode muito bem ser igual ou bem próximo dos custos, não é verdade?

Para fechar esse passo a passo, temos ainda duas dicas especiais para você. Uma delas é: aproveite ao máximo os recursos oferecidos para facilitar o seu trabalho, em especial a tecnologia. Existem no mercado diversas soluções que auxiliam no controle dos custos de uma indústria, automatizando o fluxo operacional e, consequentemente, otimizando a aplicação de recursos e diminuindo os custos que envolvem o negócio.

A Teklamatik oferece o ERP Radar Empresarial, desenvolvido pela WK Sistemas. Quando o assunto é gestão de custos, ele reúne as melhores práticas de mercado em um conjunto de ferramentas e tecnologias que permite às empresas saber exatamente quais são os custos diretos e indiretos de todo o processo produtivo. Como ele, você também consegue controlar as despesas relacionadas ao processo de comercialização dos produtos.

A outra dica é baixar agora mesmo o nosso e-book sobre Gestão de Custos. Nele, explicamos a importância de fazer a gestão de custos, detalhamos ainda mais como implementá-la na sua indústria, mostramos os benefícios de usar essa ferramenta e destacamos os principais erros que podem ocorrer e como fugir deles. Clique na imagem abaixo e faça o download gratuito:

E, claro, se surgir alguma dúvida ou se você quiser conhecer mais de perto o ERP Radar Empresarial, entre em contato conosco. Nossa equipe está à disposição para atendê-lo!

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Porém, por mais que esse gerenciamento seja essencial para garantir a sustentabilidade da empresa, ainda há muito gestores que insistem em olhar somente para os valores que entram no caixa. O foco no faturamento, algumas vezes, pode mascarar um alto custo que a produção tem, tirando as chances do negócio lucrar ainda mais.  Para que você não caia nessa armadilha e faça uma gestão de custos eficiente, preparamos um e-book especial com informações sobre o dia a dia de uma indústria. Para fazer o download gratuito, é só clicar no link abaixo:

Para começar, falamos sobre a importância de fazer a gestão de custos, pois ela está diretamente ligada aos preços dos produtos e, consequentemente, à lucratividade do negócio. Também tiramos uma dúvida que muitos empresários ainda têm: a diferença entre custos e despesas. E para finalizar a primeira parte do material, exemplificamos o que são custos diretos e indiretos.

Na sequência, partimos para uma etapa mais prática, indicando um passo a passo para você implantar a gestão de custos na sua indústria. O nosso objetivo é que, ao implementar essa atividade, consiga aumentar os lucros e ter mais competitividade no mercado. Sugerimos que o trabalho inicie pelo levantamento de todos os custos que envolvem o seu negócio, passe pelo planejamento e por análises periódicas. No e-book explicamos cada etapa detalhadamente.

Se ficar qualquer dúvida sobre o que a sua empresa vai ganhar com isso, é só avançar para a próxima parte do material. Nela, você vai conhecer os benefícios da gestão de custos, como ter um controle maior dos riscos e alcançar o ponto de equilíbrio do negócio. Isso é possível porque este tipo de gestão trabalha com as informações reais da indústria e não com projeções ou previsões. Assim, você consegue ter um controle mais eficiente do dia a dia, planejar as ações de forma assertiva e  tomar decisões muito mais práticas e conscientes.

Fuja dos erros na gestão de custos!

Para finalizar o e-book, ainda destacamos os principais erros que são cometidos na gestão de custos e como fugir deles. Um bom exemplo é em relação ao estoque. Há indústrias que negligenciam o valor daquilo que está armazenado, esquecendo que há um custo de armazenamento, de depreciação e de reposição. É preciso entender que estoque é dinheiro, que ganha e perde valor conforme sua administração.

Outra falha que ainda é encontrada é a falta de investimento em tecnologia. O mercado disponibiliza inúmeras soluções para auxiliar empresários e gestores a fazerem uma administração eficaz, porém, há aqueles que acham tudo isso desnecessário. Um bom software, que entenda as necessidades da sua indústria, pode ser o diferencial que faltava para o seu negócio decolar.

A Teklamatik oferece o ERP Radar Empresarial, da WK Sistemas. Ele permite gerenciar e integrar diferentes setores da indústria, desde a produção até vendas, passando pela controladoria e finanças. A solução foi projetada para gerar segurança e automatizar processos, maximizar resultados e minimizar riscos. Com ela, você fica pronto para fazer uma gestão de custos eficiente do seu negócio. E não esqueça: nossa equipe está à disposição para tirar qualquer dúvida!

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