Esse tipo de solução oferece às empresas uma maneira eficiente de preservar e organizar o conhecimento desenvolvido nelas, garantindo que todos tenham em mãos as informações necessárias na hora que precisarem. E não é só uma questão de reter dados, mas também de cumprir a lei. Há determinados documentos, como contratos e notas fiscais, que precisam ficar guardados por um período específico, para o caso de auditorias e fiscalizações.

Por isso, utilizar a GED é mais do que uma oportunidade de implantar melhorias, aumentar a produtividade e reduzir custos. Trata-se de uma chance de garantir a competitividade do negócio. E para mostrar como cada departamento da sua empresa pode ter benefícios com a gestão eletrônica de documentos, produzimos um e-book em que detalhamos todos eles. Para fazer o download gratuito, é só clicar na imagem abaixo!

A importância da GED para o compliance

Começamos o e-book mostrando a importância da GED para o compliance, uma atividade que exige um controle rigoroso de todos os arquivos da empresa e uma análise minuciosa das informações de cada departamento. Com a gestão eletrônica de documentos, os profissionais desta área conseguem ter um acesso rápido e organizado aos arquivos de todos setores, como os registros de pagamento das obrigações trabalhistas, os comprovantes relacionados à área tributária, os orçamentos de compra e as notas fiscais de venda, o que agiliza e facilita a resolução de qualquer questão envolvendo as obrigações legais.

A princípio, pode parecer que estamos falando apenas com grandes empresas, que lidam com uma enormidade de documentos e arquivos, mas não é bem assim. Quem é empresário sabe que o número de papéis (físicos ou digitais) que uma empresa precisa guardar, independentemente do seu porte, é bem grande. Então, no e-book, deixamos claro que a GED é um bom investimento para negócios de todos os tamanhos.

Gestão eletrônica de documentos na produção e na qualidade

No segundo capítulo, partimos para atividades mais práticas dentro das empresas, mas que também acabam acumulando uma grande quantidade de documentos, as áreas de produção e qualidade. Aqui, ao contrário da necessidade de armazenar os arquivos para prestar contas depois, eles precisam estar organizados e disponíveis para que o processo de fabricação ocorra dentro dos prazos estipulados e com a mesma qualidade de sempre.

Neste caso, a gestão eletrônica de documentos é usada para manter as ordens de produção, as fichas técnicas e qualquer outro documento necessário guardados em um só lugar de maneira organizada e disponível para os responsáveis pela operação. Dessa forma, garante-se mais agilidade no dia a dia do chão de fábrica e também a manutenção da boa qualidade dos produtos.

Gestão eletrônica de documentos nos setores fiscal e contábil

Na sequência, entramos em uma área que, pode-se dizer, é uma das que mais ganham com a gestão eletrônica de documentos, não só na agilidade, mas principalmente em relação à manutenção das atividades da empresa dentro da legislação vigente. Os documentos fiscais e contábeis contêm informações críticas ao negócio e qualquer erro, mesmo que involuntário, pode causar muitos problemas. Por isso, arquivá-los da forma correta e tê-los à mão quando necessário é essencial.

Ainda destacamos no terceiro capítulo do e-book como a gestão eletrônica de documentos é uma importante aliada no cumprimento das obrigações que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Isso porque, apesar dos processos serem totalmente digitais, o número de documentos gerados e que precisam ser armazenados não foi reduzido. Então, a empresa deve ter tudo organizado e disponível para acesso a qualquer momento.

Gestão eletrônica de documentos em vendas e compras

As áreas de compra e venda de uma empresa também geram um número alto de documentos, basta pensar que para as duas situações é necessário fazer um orçamento, uma proposta, um contrato, os pedidos, a ordem de produção e por aí vai. Não guardar ou arquivar de qualquer jeito essa papelada, só para dizer que está ali, pode ser um verdadeiro tiro no pé.

No quarto capítulo do e-book, então, detalhamos como a GED é imprescindível para esses dois setores e como ela auxilia na tomada de decisão, uma vez que mantém os registros organizados, o que facilita a análise das informações.

Gestão eletrônica de documentos jurídicos e financeiros

Para fechar o nosso guia, no quinto capítulo mostramos a importância da GED para garantir o funcionamento, a competitividade e a segurança jurídica da empresa. Normalmente, os documentos jurídicos e financeiros são de acesso restrito e, em muitos casos, sigilosos. Então, é necessário contar com uma solução que possa tanto guardá-los como restringir o acesso a eles. Afinal, você não quer que os segredos do seu negócio caiam em mãos erradas, não é mesmo?

Como você pode ver neste resumo do e-book, a gestão eletrônica de documentos deixou de ser apenas uma opção de organização dos arquivos. Hoje, ter uma solução de GED é um investimento em uma ferramenta estratégica que, além de garantir segurança jurídica e financeira, ainda abre as portas para seu negócio ser mais competitivo, pois deixa ao alcance das mãos todas as informações necessárias para uma tomada de decisão eficaz.

Então, está esperando o quê para fazer o download do nosso guia agora mesmo? Ele é gratuito e você pode baixá-lo clicando na imagem abaixo:

E, caso surja alguma dúvida ou você queira conhecer melhor a solução de GED que oferecemos aqui na Teklamatik, entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre disponível para auxiliá-lo!

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E a função da GED não para por aí. Desde 4 de abril de 2018, organizar a papelada eletronicamente deixou de ser apenas uma questão de gestão escolar interna. O Ministério da Educação (MEC), por meio da Portaria nº 315, regulamentou, entre outras obrigações, a digitalização e a gestão eletrônica de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim de instituições de ensino superior.

Isso quer dizer que todas as instituições de ensino superior, públicas e privadas, presenciais e a distância, devem migrar seu acervo acadêmico para o meio digital. Esta é uma forma de preservarem e manterem as informações dos estudantes e da própria instituição armazenadas em segurança. Além disso, é uma maneira do MEC supervisionar o cumprimento das normas que regem a oferta da educação superior, entre elas, as autorizações para o funcionamento das instituições e a oferta de cursos superiores de graduação e de pós-graduação.

É neste contexto que um conhecimento mais aprofundado sobre a GED e suas vantagens é necessário. Vamos lá?

O que é a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos é uma tecnologia que facilita o controle, o armazenamento, o compartilhamento e a recuperação das informações de uma instituição de maneira rápida e segura. Os softwares de GED permitem que os usuários acessem e visualizem os documentos sem a necessidade de buscá-los nos arquivos físicos. Isso facilita o dia a dia, uma vez que não é mais preciso sair do local de trabalho para encontrar os documentos, pois eles estão digitalizados.

Qualquer tipo de empresa, independentemente do segmento ou porte, pode fazer a gestão eletrônica de documentos. Além das instituições de ensino, como já falamos, ela funciona muito bem em escritórios de advocacia e contabilidade, hospitais e construtoras, por exemplo, e pode ser aplicada em setores específicos, como o RH, financeiro e marketing. Isto se dá por que as soluções de Gestão Eletrônica de Documentos podem ser adaptadas às necessidades específicas do cliente, inclusive, sendo oferecidas em módulos.

Algumas ferramentas de um software de GED são: Document Management (gerenciamento de documentos), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão de dados, além do OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres).

Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

Um bom projeto de Gestão Eletrônica de Documentos pode trazer vantagens significativas a qualquer tipo de empresa, em praticamente todos os seus departamentos, pois torna mais ágil a categorização de documentos, com o uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição. Portanto, sua utilização é essencial para que se mantenham as bases de informação e conhecimento do negócio, já que a GED efetua a conversão de informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.

Falando especificamente de instituições de ensino, podemos observar que algumas das vantagens ao se aplicar a GED são o aumento significativo na velocidade e precisão da localização de documentos, o total controle dos variados processos e as ilimitadas possibilidades de indexação. Isso ocasiona uma melhoria na qualidade de atendimento ao estudante, com respostas rápidas e precisas, e ainda minimiza os custos referentes aos recursos humanos, aumentando a produtividade e facilitando as tomadas de decisões.

Além disso, é possível observar também que a utilização da Gestão Eletrônica de Documentos em instituições de ensino reduz a necessidade de atendimentos presenciais, diminui a obrigatoriedade da presença física para a assinatura de documentos e otimiza o aproveitamento do espaço, por meio da migração dos arquivos físicos para o ambiente virtual. E, claro, ainda economiza recursos, pois dispensa a necessidade de imprimir todos os papéis.

Estas novas características não só fazem com que a instituição esteja de acordo com as recomendações do MEC como também a tornam mais produtiva, econômica e sustentável.

Escolha a melhor solução de GED para a sua instituição de ensino

Esperamos que as informações deste artigo tenham dado conta da importância da Gestão Eletrônica de Documentos. No entanto, é essencial procurar uma solução que se adapte às necessidades da sua instituição de ensino e atenda, especificamente, às determinações da Portaria 315 do MEC. O mercado está cheio de ofertas, por isso, pesquise bastante.

E nós temos uma ótima dica: aqui na Teklamatik, temos uma solução de GED que se encaixa perfeitamente à obrigação do MEC e também ao que você precisa para fazer uma gestão moderna e eficaz, a GED Edusoft. Com ela, sua instituição de ensino pode usufruir de todos os benefícios que a digitalização dos documentos traz, como a diminuição de gastos e o aumento na segurança das informações.

Para saber mais detalhes, entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre a postos para tirar todas as suas dúvidas!

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Pense, por exemplo, que ao fazer um controle eficiente desses documentos, é possível reduzir custos e aumentar a rentabilidade do negócio, especialmente se considerarmos o mercado brasileiro, no qual a terceirização tem ampliado o número de contratos.

Para mostrar de que forma a gestão de contratos pode impactar positivamente na sua empresa, elaboramos o e-book Gestão de contratos: eficiência na prestação de serviços. Nele, além de destacar a importância dessa prática, explicamos como fazer essa gestão e como a tecnologia pode ser uma grande aliada em todo o processo.

A importância da gestão de contratos e como fazer na sua empresa

Logo no início do e-book, apresentamos a importância da gestão de contratos por meio dos benefícios que ela proporciona às empresas prestadoras de serviços, como segurança jurídica, redução de custos e otimização dos processos. O nosso objetivo é que fique claro já no primeiro momento da leitura que essa prática não apenas facilita o controle sobre esses documentos, como também permite a melhoria contínua em outros setores e atividades da empresa.

Para não ficarmos somente no conceito, o capítulo dois apresenta as várias fases que compõem a gestão de contratos em uma empresa, pois esses documentos devem ser acompanhados desde a sua elaboração até o término do acordo, passando por revisões quando necessário. As etapas são as seguintes: pré-contratual, contratual, pré-execução, execução e encerramento.

Depois de entender como cada uma delas funciona e as facilidades que seguir esse caminho oferece à administração do negócio, você não vai querer deixar a gestão de contratos de fora da sua rotina nem mais um dia!

Dicas para uma boa gestão de contratos

Mas se o seu problema é não saber por onde começar, fique tranquilo. No terceiro capítulo listamos algumas dicas para você fazer uma boa gestão de contratos, garantindo, assim, que a sua empresa colha todos os benefícios que falamos antes. O primeiro ponto levantado é em relação à descrição dos itens que compõem o contrato.

É imprescindível que tudo seja descrito com o máximo de detalhes possível, pois isso evita qualquer tipo de conflito futuro. Por mais que o contratante seja seu amigo ou um cliente de longa data e tudo já esteja meio que no automático, combinado de boca, não deixe nada de fora do contrato. Afinal, como diz o ditado, “amigos, amigos, negócios à parte”. Isso vale para tudo, desde as obrigações de cada parte até os valores de multas e juros.

A tecnologia como aliada da gestão de contratos

Bom, não podíamos terminar o e-book sem falar de como a tecnologia facilita todo o trabalho de gestão de contratos. Então, no quarto e último capítulo, apresentamos algumas soluções tecnológicas voltadas especificamente para a realização dessa atividade. Uma delas é a solução para gestão eletrônica de documentos (GED), oferecida pela Teklamatik, que fornece diversas ferramentas para administrar eletronicamente todos os documentos.

No e-book, você vai encontrar outras opções disponíveis no mercado e que também fazem parte do nosso portfólio. Com elas, é possível armazenar, organizar e administrar todos os contratos de uma empresa com muito mais agilidade e segurança.

Então, não perca mais tempo: clique na imagem e faça o download gratuito do material agora mesmo! Aproveite todo esse conhecimento e faça da gestão de contratos um diferencial competitivo para o seu negócio.

E caso fique alguma dúvida, deixe um comentário ou entre em contato com a gente! Nossa equipe está sempre à disposição para atendê-lo.

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ISO 9001:2015 – Alguns servem de base para o preenchimento de dados e outros são criados para demandas específicas. No entanto, para fazer uma gestão eletrônica de documentos (GED) da forma correta é fundamental seguir as orientações da ISO 9001 e se adequar à sua versão mais atual, de 2015, que prevê mudanças neste aspecto. Afinal, é preciso garantir qualidade nos processos para ganhar mais agilidade e também segurança no armazenamento das informações — e é justamente isso que as novas normas visam proporcionar. Então, como fica a GED com a ISO 9001:2015?

Essa nova versão da ISO 9001, no que se refere ao requisito de documentação, gerou bastante polêmica e deixou muita gente de cabelo em pé quando foi anunciada. Isso porque na edição de 2008 os itens 4.2.3 e 4.2.4 eram chamados de Controle de Documentos e Controle de Registros, respectivamente, e na versão de 2015 foram unificados como Informação Documentada. De início, a maioria das pessoas achou que isso ia mudar toda a forma de registro e controle. Porém, a medida que os profissionais foram analisando as mudanças, perceberam que não era motivo para pânico. Pelo contrário, as alterações propostas simplificariam bastante os processos.

Vamos explicar melhor: lembra que na ISO 9001:2008 o primeiro requisito do texto da norma era justamente Requisitos de Documentação? Pois bem, isso já mostra a importância dos documentos dentro do sistema de gestão. Agora, com a ISO 9001:2015, o tema documentos é só um tópico no requisito 7 – Apoio, chamado Informação Documentada. Desse modo, o que mudou de fato é a criação de documentos. Ou seja, não há mais necessidade de criar diversos documentos porque a norma pede, mas, sim, porque eles realmente fazem sentido para quem cria e para quem usa, garantindo a eficácia dos processos. Bem melhor, não é mesmo?

 ISO 9001:2015 – Quatro principais desafios de fazer uma gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de documentos é muito importante para organizar e indexar os arquivos, recuperar as informações e controlar o acesso a eles. Além, é claro, de facilitar a criação, a aprovação e a revisão dos documentos. No entanto, é preciso superar alguns desafios para implementar uma gestão dentro dos padrões da ISO 9001. Entre eles, podemos destacar:

1. Selecionar um software adequado ao seu negócio

Ter ao seu lado um sistema de gestão qualificado é essencial para o sucesso da organização. Então, antes de contratar um fornecedor, faça pesquisas, analise o custo-benefício de cada um e certifique-se que ele atenda o seu negócio por completo. Isso quer dizer que, além de auxiliar na administração do seu negócio, deve fazer também o controle de todos os documentos dentro dos padrões de qualidade, otimizando os processos e facilitando a sua vida na hora da auditoria.

Uma dica é a solução para GED da WK Sistemas, que contempla um conjunto de ferramentas para fazer o controle e o registro dos documentos. Ele ainda trabalha de maneira integrada com o ERP Radar Empresarial, atendendo a sua empresa de ponta a ponta. Assim, é possível integrar todos os processos e rotinas, criar, aprovar e revisar os documentos para simplificar o seu dia a dia no que se refere às auditorias da ISO 9001. Dessa maneira, você garante a renovação ou a conquista do seu certificado sem precisar se preocupar em buscar os arquivos antigos, pois todas as informações ficam armazenadas no sistema e com alguns cliques você tem tudo o que precisa!

2. Compor uma equipe de gestão eletrônica de documentos

Por mais que você tenha um software que atenda a sua indústria por completo, é importante estruturar uma equipe que fique responsável pela gestão eletrônica de documentos. Isso porque um sistema não se faz sozinho: são necessárias pessoas treinadas para abastecê-lo corretamente. Esta ação garante mais segurança das informações e, principalmente, evita erros na hora de emitir relatórios, autorizações, entre outros arquivos.

3. Acompanhar e disseminar o conhecimento na indústria

A gestão eletrônica de documentos é também uma excelente forma de disseminar o conhecimento na indústria. Porém, o maior desafio encontrado neste ponto é desenvolver essa cultura dentro da organização para que, na medida em que as pessoas forem adquirindo novos conhecimentos, compartilhem com os outros colaboradores.

Da mesma maneira que a GED é importante, é bom destacarmos que a gestão do conhecimento, nesse sentido, também é essencial para documentar e partilhar experiências e lições aprendidas, preservando a propriedade intelectual da indústria e contribuindo para o seu crescimento.

4. Recuperar informações

É normal as indústrias passarem por diversos tipos de auditorias ao longo dos anos, como contábil, de sistemas e operacional. E todas elas exigem a recuperação de arquivos antigos para verificação de conformidade. No entanto, o grande desafio está em ter esses documentos em mãos sempre organizados, catalogados e indexados devidamente. Por isso, ter um sistema de gestão como seu aliado facilita o registro e o manuseio deles e, quando você precisar, será fácil encontrá-los, por mais antigos que sejam.

E então, está pronto para vencer esses desafios e fazer uma gestão eletrônica de documentos de acordo com a ISO 9001:2015? Conte com a gente para garantir qualidade e eficiência aos processos da sua indústria. Entre em contato e saiba mais sobre as nossas soluções!

Fonte: www.wk.com.br

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Maicon Roberto
Coordenador de Marketing
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