Sua empresa está preparada para o eSocial?

Para a maioria dos gestores das empresas, em especial os ligados à gestão de pessoas, o eSocial não é novidade, certo? Porém, mesmo às vésperas de entrar em vigor, ainda há aqueles que não esclareceram por completo suas dúvidas, principalmente em relação ao cronograma de implantação, que já sofreu diversas modificações desde que o programa foi lançado, em 2014. Por isso, que tal fazer uma revisão dos principais pontos e verificar se está tudo em dia sobre a obrigatoriedade na sua empresa?

Neste artigo, vamos relembrar qual a função do eSocial, mostrar as penalidades para quem não cumprir a legislação, detalhar o cronograma atualizado, que foi divulgado pelo Comitê Gestor do eSocial em 29 de novembro de 2017, e ainda dar uma dica preciosa a você para facilitar o dia a dia no seu negócio. Siga com a gente e aproveite o conteúdo!

O que é o eSocial

O eSocial é um programa que unifica o envio das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias dos funcionários ao governo. O objetivo é padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição dessas informações em todo o território nacional. Com ele, acabam as entregas de formulários e declarações em papel e a duplicação de documentos para entidades diferentes, pois os empregadores passam a gerar e enviar os arquivos eletrônicos para o Portal do eSocial e as instituições ficam aptas a buscar neste local as informações que cabem a cada uma delas.

É importante destacar aqui que esta mudança pode gerar impacto na forma como as empresas lidam com as informações no dia a dia, já que o eSocial vai alterar práticas trabalhistas consolidadas na rotina corporativa, apesar de haver uma legislação bem clara em relação ao que deve ser feito e como. Um bom exemplo dessa adequação são os casos de admissão e demissão, que precisarão seguir à risca os prazos estipulados na lei.

Penalidades que envolvem o eSocial

O primeiro detalhe sobre as penalidades é que, até agora, não existe uma lei que fale sobre a aplicação de multas às empresas que não usarem o eSocial. O Comitê Gestor indica que é preciso aguardar a manifestação dos órgãos competentes sobre o assunto. No entanto, ressaltamos que, de acordo com uma minuta da portaria interministerial, não enviar os eventos previstos por meio do eSocial impede a expedição da certidão de prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional e do Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (CRF), o que acaba deixando a empresa irregular.

Precisamos destacar também que o eSocial não altera itens das legislações trabalhista, previdenciária e fiscal. O que ocorre é que ele obriga os empregadores a cumprirem os prazos estabelecidos nas leis com mais rigor, por se tratar de um processo automatizado. Hoje, o que acontece com bastante frequência é que a prestação de contas junto ao governo não é feita com a precisão que deveria. Por isso, quem deixar de prestar as informações dentro do período determinado está sujeito às penalidades previstas na legislação específica.

Outra questão que vai precisar de atenção para que não gere prejuízos financeiros às empresas é a verificação das informações que estão sendo enviadas ao eSocial. Dados incorretos ou incompletos e omissões, mesmo que não intencionais, podem gerar multas.

Cronograma de implantação do eSocial

A obrigatoriedade entra em vigor em janeiro de 2018. Porém, como dissemos no início do texto, o cronograma anunciado pelo Comitê Gestor em novembro passou por algumas alterações no sentido de escalonar os prazos para o envio das informações. Cada etapa foi dividida em cinco fases. A adoção do faseamento foi uma maneira de garantir uma entrada em produção mais amena e facilitar a adaptação das empresas ao projeto. Confira como ficou a divisão:

Etapa 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:

• Fase 1 – Janeiro/2018: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
• Fase 2 – Março/2018: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
• Fase 3 – Maio/2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
• Fase 4 – Julho/2018: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
• Fase 5 – Janeiro/2019: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Etapa 2 – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas que possuam empregados:

• Fase 1 – Julho/2018: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
• Fase 2 – Setembro/2018: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
• Fase 3 – Novembro/2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
• Fase 4 – Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
• Fase 5 – Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Conte com uma solução de gestão de pessoas

Como prometido, temos uma dica que vai facilitar a adequação da sua empresa ao eSocial: o uso de uma solução de gestão de pessoas. Aqui na Teklamatik, oferecemos as Soluções WK para Gestão de Pessoas, que integram processos e controles operacionais do departamento pessoal relacionados ao ponto eletrônico, aos benefícios, aos cargos e salários, aos centros de custos, entre outros.

Além disso, esta solução está preparada para atender de forma completa todas as exigências do eSocial, possuindo, ainda, ferramentas que visam facilitar a identificação de não conformidades que possam causar riscos com a fiscalização.

Para saber mais sobre a solução, entre em contato conosco! Estamos à disposição para atendê-lo e para ajudá-lo a se adaptar ao eSocial sem dores de cabeça. E para manter tudo bem organizado, baixe gratuitamente o guia prático que produzimos sobre o projeto Sped, do qual o eSocial faz parte. Além de respondermos às principais dúvidas sobre este programa, abordamos também outros módulos do Sped, como a EFD-Reinf, a ECF e o Bloco K: