Backup, será que meus dados do Sistema Radar estão seguros?

Backup – Manter copias dos dados de um sistema complexo e importante como um ERP é algo tão fundamental quanto ter o sistema. Sua periodicidade, seus locais de guarda, métodos de cópia, são regidos por normas e boas práticas, e seguindo-as, você terá a segurança necessária para um uso correto e tranquilo dessa ferramenta.

Temos observado, durante acessos remotos e visitas a alguns clientes, que as rotinas de backup referentes ao Radar são, na sua maioria, ou ineficientes, ou mesmo até inexistentes.

Percebemos que, muitas vezes, os backups não possuem bases históricas, ou seja , o backup é sempre sobrescrito ao do dia anterior, não existindo cópias da base de períodos anteriores, para sua maior segurança. Assim, se for necessário recorrer a um backup de dois dias atrás, ou uma semana, por exemplo, o mesmo não existe, pois foi sobreposto pelo de ontem. Esta realidade pode ser justificada quando uma falha em um cadastro ou no banco de dados, somente é diagnosticada dias depois de sua ocorrência. Se houvesse um backup “histórico”, isto é, de períodos anteriores, esses backups poderiam servir para consultas ou até mesmo para recuperação de dados valiosos.

Reforçamos aqui para tomarmos cuidado com backups “incrementais”, para banco de dados do tipo do Radar. Essa ferramenta nem sempre é útil, pois gera muito trabalho para uma volta rápida, segura e consistente. Com ela economiza-se espaço e tempo, mas não se tem o principal que é uma cópia segura. Backups “incrementais” são uteis para quando você vai copiar arquivos independentes, (como planilhas e fotos) pois se há um problema você precisa retornar uma foto específica ou um arquivo específico e não tudo junto). Já em um banco de dados como o Radar com milhares de arquivos inter-relacionados e divididos em diversas pastas, quando se necessita de uma “volta de backup” teremos de ter ela toda, com todos os arquivos juntos e daquele momento específico, fazendo seu retorno mais lento e inseguro. Backup de dados como do Radar, tem de ser uma cópia única de tudo em um momento específico.

Uma boa pratica é se fazer o seguinte:

Vamos definir o que é backup: Fazer Backup é uma cópia completa compactada do banco de dados da base ativa do Radar e mais as pastas: BI, Cadastro, Imagem, Folha, NFe e Relatórios. (para quem possui esses módulos)

Orientamos:

Um backup diário de segunda a sexta-feira no horario do almoço – com retenção por 7 dias. (opcional)
Um backup diario de segunda a sexta-feira à noite – com retenção por 7 dias. (obrigatório)

Assim montaremos o seguinte “histórico” da base:

Backup diário semanal de segunda/terça/quarta/quinta/sexta-feira (almoço e madrugada), tendo seu conteúdo sendo sobrescrito toda a semana.

Backup da semana guardando sempre as bases das sextas-feiras à noite formando a cópia da primeira/segunda/terceira/quarta/e eventualmente quinta sextas-feiras do mês, tendo seu conteúdo sobrescrito todo o mês.

Backup do mês, guardando sempre as bases do 10# dia de cada mês, sem nunca sobre-escrever (colocamos o dia 10 pois aí teremos o mês anterior todo rodado nesse backup).

Com esse jogo histórico de backups vc poderá atender ao Fisco, e regras legais de obtenção de copias da base de períodos anteriores, e se precaver de ações de vírus e ataques, que muitas vezes causam danos dias depois da sua infecção.

Outra questão importante é sobre o armazenamento.Armazenar o backup em locais distintos é uma maneira prudente e eficiente de se proteger contra um desastre.

Exemplo:

Armazenar o backup em dois HDS externos – caso um apresente falha você ainda terá o outro. Lembrando que esta não pode ser a única solução, pois no caso de infecção por virus ou ransoware eles infectam todos os arquivos conectados ao servidor, inclusive seus preciosos backups. Assim teremos de ter cópias em outros locais não conectados ao servidor, pois também não estamos livres de roubos, incêndios, e outras catástrofes naturais.

Armazenar o backup em nuvem – Soluções como Google Drive, OneDrive for Bussines, e tambem um servidor FTP.

Armazenar o backup HDS externos e leva-los para outro local, (isto principalmente para os backups mensais).

Existem tambem outras soluções de armazenamento como FreeNas(http://www.freenas.org/),que é open source e free como tambem o Duplicati(https://www.duplicati.com/) ,que permitem armazenar os backups de forma segura.

Enfim, backup é uma coisa séria, que tem de ser administrado por metodologias certificadas, e seguindo suas regras, você terá mais segurança e tranquilidade nas operações do seu ERP. Seus custos tem de ser encarados como custos normais pertinentes ao uso de sistemas ERP, e temos de torcer para nunca necessitar usa-los, mas quando isso surgir, você estará mais preparado.

Qualquer outra dúvida conte sempre com nossa orientação e ajuda, estaremos a sua disposição.