Como fazer uma correta gestão financeira da instituição de ensino

Gerenciar uma instituição de ensino não é tarefa fácil. É preciso estar atento a vários pontos, como a participação dos professores e outros colaboradores, a captação e fidelização dos alunos, a manutenção da estrutura e os compromissos firmados com fornecedores. Porém, o primeiro passo para ter sucesso nesse segmento é saber que nenhuma dessas atividades pode dar certo sem uma correta gestão financeira da instituição de ensino.

Para auxiliar você a gerir as finanças do seu empreendimento educacional da melhor maneira possível, reunimos neste artigo informações que vão ajudar a entender a importância da gestão de custos, os principais itens que impactam no caixa e as ferramentas que podem ajudar nesta tarefa.

Entenda a importância da gestão de custos

Promover um ensino de qualidade custa caro. O dia a dia de uma instituição de ensino inclui gastos com a manutenção da estrutura, salários, tributos e muitas outras despesas que, embora consumam boa parte dos recursos, são essenciais para mantê-la funcionando. Por isso, o primeiro passo para fazer uma gestão financeira da instituição de ensino eficiente é entender como esses gastos funcionam e qual é a melhor forma de geri-los.

Para começar, é preciso diferenciar custos e despesas. Os custos são todos os gastos que estão relacionados à produção. No caso de uma escola é tudo aquilo que diz respeito à promoção do ensino. Isso inclui, por exemplo, a depreciação dos equipamentos utilizados por alunos e professores e os materiais pedagógicos produzidos pela instituição.

Os custos se dividem em fixos e variáveis. Os fixos dizem respeito aos gastos que ocorrem repetidamente, como o salário dos professores, que até pode sofrer alguma variação no valor, mas tem que ser pago todos os meses. Já os custos variáveis são aqueles que oscilam de acordo com a demanda, como a compra de materiais para algumas aulas.

Diferente dos custos, as despesas estão relacionadas aos gastos que não têm ligação direta com a educação. Alguns exemplos são as despesas com marketing e contabilidade que, apesar de importantes, não são fundamentais para a promoção do ensino.

Com essas informações, fica mais fácil entender como os custos impactam o seu negócio, o que é essencial para planejar investimentos e, principalmente, como determinar o preço das mensalidades e outros serviços oferecidos pela instituição. Por isso, não deixe de dar atenção especial a eles, mesmo aqueles que parecem insignificantes. A gestão de custos, quando feita da forma correta, é fundamental para manter as contas sempre no azul.

Saiba o que impacta o seu caixa

Assim como você deve entender a importância da gestão de custos para a sua instituição de ensino, também é essencial saber como as receitas impactam o seu caixa. À primeira vista, pode parecer estranho se preocupar com isso, mas é conhecendo a fonte das receitas que se consegue ter maior controle sobre o fluxo de caixa.

Vamos a um exemplo prático: digamos que um empreendimento atende alunos do ensino fundamental ao ensino superior. Analisando as fontes de recursos, o gestor percebe que a maioria dos estudantes corresponde ao ensino fundamental e médio e que grande parte dos alunos da graduação não tem pago as mensalidades em dia.

A partir dessa análise, o gestor pode tomar diversas decisões, desde a suspensão dos cursos de ensino superior, em um caso mais grave e que esteja realmente prejudicando o caixa da instituição, até a elaboração de programas de combate à inadimplência, quando há a possibilidade de retomar o controle das receitas.

A inadimplência, aliás, é uma grande vilã para as finanças de instituições de ensino. Segundo um estudo divulgado pela Serasa Experian, nas escolas de ensino infantil, fundamental e médio, a falta de pagamento das mensalidades teve aumento de 8,5% de 2015 para 2016. No mesmo período, o crescimento da inadimplência no ensino superior foi de 8,1%.

É por isso que o bom gerenciamento das finanças passa pela resolução dos casos de inadimplência. Em um outro post já publicado no blog, damos dicas de como tratar essa situação nas instituições de ensino.

Invista em ferramentas de gerenciamento financeiro

Você já viu que fazer a análise correta dos custos, das despesas e das receitas que fazem parte do seu negócio é essencial para gerenciar as finanças, não é mesmo? Mas não dá para fazer isso só com papel e caneta na mão. Ou melhor, isso até é possível, mas existem ferramentas que podem facilitar e muito esse trabalho!

Uma dica é o Sistema de Gestão Educacional Mentor, desenvolvido pela Edusoft e oferecido pela Teklamatik. Com ele, os gestores podem gerenciar toda a parte financeira da instituição por meio de um sistema online, no qual é possível ter acesso às contas a receber e a pagar e ainda controlar o fluxo de caixa.

O software também oferece facilidades para outras áreas da instituição, como o gerenciamento da biblioteca e a captação de novos alunos, por exemplo. Além disso, ele conta com um sistema de BI (Business Intelligence), que oferece soluções para facilitar a tomada de decisão pelos gestores.

Se você quer ter maior eficiência na gestão das finanças da sua instituição, venha conversar com a gente e conhecer de perto o Mentor e os benefícios que ele pode trazer para o seu negócio. Entre em contato conosco, temos uma equipe sempre pronta para atendê-lo!