Para facilitar o entendimento sobre as especificidades do setor e não deixarmos passar nenhum detalhe importante, reunimos em um e-book as principais orientações voltadas para a indústria quando o assunto é a gestão financeira. Confira o que você vai encontrar em nosso material!

O cumprimento da legislação

O primeiro capítulo já começa levantando um ponto que pode definir se sua indústria vai ou não continuar aberta: o cumprimento da legislação. Quem é empresário sabe que as leis brasileiras estabelecem uma carga tributária pesada para o setor industrial e quem não as cumpre pode sofrer punições e prejuízos que desestabilizam qualquer controle financeiro.

Entre os principais pontos de atenção, destacamos: a emissão dos documentos fiscais, que não se resume apenas à nota fiscal eletrônica (NF-e), mas também ao conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) e ao manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e); e o pagamento de tributos, que correspondem às taxas, aos impostos e às contribuições.

Além deles, também é importante ficar atento à publicação dos balanços da empresa, pois há indústrias que são obrigadas a apresentar seus resultados de maneira pública. No e-book, listamos quais são elas. E ainda é preciso observar as regulamentações específicas do setor, conforme a área de atuação.

A importância do planejamento

Na sequência, tratamos do planejamento que, como sabemos, é uma etapa fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio. A dica principal aqui é entender que um plano não é estático e imutável. Ele precisa ser revisto ao longo do processo, tanto para verificar se o planejado está sendo realizado, quanto para analisar se é necessário fazer alguma mudança para prevenir qualquer problema.

Ao longo do conteúdo do segundo capítulo, indicamos um caminho para você elaborar o planejamento financeiro, que começa pelo orçamento e pode incluir até investimentos futuros. O que vai definir os itens desse plano são os objetivos e as metas que você traçou para a sua indústria.

A gestão dos custos

Iniciamos o terceiro capítulo relembrando o conceito de custos e a diferença entre eles e as despesas. Saber o que significa cada um deles é fundamental para fazer o controle das finanças, especialmente porque entendemos que os custos estão diretamente ligados à atividade-fim da indústria e, por isso, acabam sendo um dos responsáveis pela manutenção dos negócios.

Fazer a gestão de custos equilibra os resultados da gestão financeira e proporciona os ganhos necessários para o andamento das atividades, assegurando a competitividade de mercado e um bom relacionamento com clientes, fornecedores e funcionários.

Ainda falando da gestão de custos, levantamos alguns pontos de atenção na hora de fazê-la. Entre elas podemos destacar a otimização dos custos, a manutenção preventiva de máquinas e equipamentos e o uso da tecnologia.

O cuidado com a precificação na gestão financeira na indústria

No conteúdo do quarto capítulo, entramos no assunto precificação. Aqui, além de retomarmos os conceitos de custos e despesas, nos aprofundamos um pouco mais e falamos sobre despesas fixas e variáveis. Pode parecer algo simples, mas trocar um tipo despesa ou esquecer de listá-la pode interferir diretamente no preço da sua mercadoria. Para facilitar o entendimento, usamos exemplos do dia a dia para mostrar cada um dos conceitos.

Além disso, também mostramos duas formas bem conhecidas de fazer a precificação: markup e margem de contribuição. E ensinamos como calculá-las.

O controle do fluxo de caixa na indústria

Para fechar o e-book, voltamos a um velho conhecido de todo empresário: o fluxo de caixa. De maneira geral, ele pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal, semestral e até mesmo anual. Cada empresa decide como gerenciá-lo. Para a indústria, raramente você tem um fluxo de caixa diário. É mais comum que ele vá de semanal a mensal, conforme o mercado de atuação. O importante, claro, é não deixá-lo de lado e incluir todas as informações financeiras necessárias.

Se ficou um pouco confuso para você, não se preocupe, no e-book explicamos como usar os dados recolhidos e como eles podem ser usados para uma gestão financeira na indústria eficiente e prática.

Para não perder nenhum detalhe do nosso e-book, clique na imagem e acesse agora mesmo o material. É gratuito.

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Esse tipo de solução oferece às empresas uma maneira eficiente de preservar e organizar o conhecimento desenvolvido nelas, garantindo que todos tenham em mãos as informações necessárias na hora que precisarem. E não é só uma questão de reter dados, mas também de cumprir a lei. Há determinados documentos, como contratos e notas fiscais, que precisam ficar guardados por um período específico, para o caso de auditorias e fiscalizações.

Por isso, utilizar a GED é mais do que uma oportunidade de implantar melhorias, aumentar a produtividade e reduzir custos. Trata-se de uma chance de garantir a competitividade do negócio. E para mostrar como cada departamento da sua empresa pode ter benefícios com a gestão eletrônica de documentos, produzimos um e-book em que detalhamos todos eles. Para fazer o download gratuito, é só clicar na imagem abaixo!

A importância da GED para o compliance

Começamos o e-book mostrando a importância da GED para o compliance, uma atividade que exige um controle rigoroso de todos os arquivos da empresa e uma análise minuciosa das informações de cada departamento. Com a gestão eletrônica de documentos, os profissionais desta área conseguem ter um acesso rápido e organizado aos arquivos de todos setores, como os registros de pagamento das obrigações trabalhistas, os comprovantes relacionados à área tributária, os orçamentos de compra e as notas fiscais de venda, o que agiliza e facilita a resolução de qualquer questão envolvendo as obrigações legais.

A princípio, pode parecer que estamos falando apenas com grandes empresas, que lidam com uma enormidade de documentos e arquivos, mas não é bem assim. Quem é empresário sabe que o número de papéis (físicos ou digitais) que uma empresa precisa guardar, independentemente do seu porte, é bem grande. Então, no e-book, deixamos claro que a GED é um bom investimento para negócios de todos os tamanhos.

Gestão eletrônica de documentos na produção e na qualidade

No segundo capítulo, partimos para atividades mais práticas dentro das empresas, mas que também acabam acumulando uma grande quantidade de documentos, as áreas de produção e qualidade. Aqui, ao contrário da necessidade de armazenar os arquivos para prestar contas depois, eles precisam estar organizados e disponíveis para que o processo de fabricação ocorra dentro dos prazos estipulados e com a mesma qualidade de sempre.

Neste caso, a gestão eletrônica de documentos é usada para manter as ordens de produção, as fichas técnicas e qualquer outro documento necessário guardados em um só lugar de maneira organizada e disponível para os responsáveis pela operação. Dessa forma, garante-se mais agilidade no dia a dia do chão de fábrica e também a manutenção da boa qualidade dos produtos.

Gestão eletrônica de documentos nos setores fiscal e contábil

Na sequência, entramos em uma área que, pode-se dizer, é uma das que mais ganham com a gestão eletrônica de documentos, não só na agilidade, mas principalmente em relação à manutenção das atividades da empresa dentro da legislação vigente. Os documentos fiscais e contábeis contêm informações críticas ao negócio e qualquer erro, mesmo que involuntário, pode causar muitos problemas. Por isso, arquivá-los da forma correta e tê-los à mão quando necessário é essencial.

Ainda destacamos no terceiro capítulo do e-book como a gestão eletrônica de documentos é uma importante aliada no cumprimento das obrigações que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Isso porque, apesar dos processos serem totalmente digitais, o número de documentos gerados e que precisam ser armazenados não foi reduzido. Então, a empresa deve ter tudo organizado e disponível para acesso a qualquer momento.

Gestão eletrônica de documentos em vendas e compras

As áreas de compra e venda de uma empresa também geram um número alto de documentos, basta pensar que para as duas situações é necessário fazer um orçamento, uma proposta, um contrato, os pedidos, a ordem de produção e por aí vai. Não guardar ou arquivar de qualquer jeito essa papelada, só para dizer que está ali, pode ser um verdadeiro tiro no pé.

No quarto capítulo do e-book, então, detalhamos como a GED é imprescindível para esses dois setores e como ela auxilia na tomada de decisão, uma vez que mantém os registros organizados, o que facilita a análise das informações.

Gestão eletrônica de documentos jurídicos e financeiros

Para fechar o nosso guia, no quinto capítulo mostramos a importância da GED para garantir o funcionamento, a competitividade e a segurança jurídica da empresa. Normalmente, os documentos jurídicos e financeiros são de acesso restrito e, em muitos casos, sigilosos. Então, é necessário contar com uma solução que possa tanto guardá-los como restringir o acesso a eles. Afinal, você não quer que os segredos do seu negócio caiam em mãos erradas, não é mesmo?

Como você pode ver neste resumo do e-book, a gestão eletrônica de documentos deixou de ser apenas uma opção de organização dos arquivos. Hoje, ter uma solução de GED é um investimento em uma ferramenta estratégica que, além de garantir segurança jurídica e financeira, ainda abre as portas para seu negócio ser mais competitivo, pois deixa ao alcance das mãos todas as informações necessárias para uma tomada de decisão eficaz.

Então, está esperando o quê para fazer o download do nosso guia agora mesmo? Ele é gratuito e você pode baixá-lo clicando na imagem abaixo:

E, caso surja alguma dúvida ou você queira conhecer melhor a solução de GED que oferecemos aqui na Teklamatik, entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre disponível para auxiliá-lo!

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Bom, é claro que não há nada de errado em encarar o ano que se aproxima como um novo ciclo, capaz de trazer as mudanças que tanto desejamos. No entanto, nós precisamos esperar por uma data específica para fazer planos e, só a partir daí, executá-los? A resposta depende de cada um, mas para você pensar mais sobre o assunto, nós propomos algumas reflexões para começar 2019 com o pé direito!

Pense no passado e no presente

Estamos acostumados a ouvir que um ano novo pode trazer uma vida nova. Mas, principalmente quando tratamos do meio empresarial, não é exatamente assim que acontece. Apesar da mudança de exercício, tudo aquilo que estava correto ou errado no ano anterior pode voltar a ocorrer no próximo ano caso nenhuma mudança seja feita.

Isso quer dizer que, mesmo que você tenha estabelecido metas ambiciosas no seu planejamento empresarial, elas não sairão do papel a menos que você pense sobre o passado e o presente do negócio que comanda. Digamos, por exemplo, que você queira aumentar a produtividade da sua empresa em 30% no próximo ano.

Porém, durante todo o período anterior você sofreu com um gargalo de produção que não conseguiu identificar. Além disso, seu principal fornecedor tem atrasado as entregas, prejudicando a produção e a venda das suas mercadorias. Nesse caso, como fazer do ano novo uma vida nova sem resolver os problemas que prejudicaram o seu ano anterior?

O que queremos dizer é que planejar, sem dúvida, é fundamental. Mas, para que as suas resoluções realmente se tornem realidade, é preciso mais do isso: é necessário olhar para o passado e para a atual situação do seu negócio, ou mesmo da sua vida pessoal, a fim colocar tudo nos eixos e favorecer a realização das suas metas.

Adquira novos hábitos no novo ano

No mesmo sentido do tópico anterior, adquirir novos hábitos também pode ser uma boa solução para fazer do ano novo uma vida nova ou, pelo menos, para melhorar os resultados nesse período. Investir no autoconhecimento, por exemplo, é uma ótima estratégia para conhecer suas forças, fraquezas e o seu propósito. E isso pode motivar você ainda mais para o próximo ano.

Além de dedicar tempo ao conhecimento técnico, cultive também a sua inteligência emocional. Isso é importante para aprender a lidar com o fracasso, com o sucesso e com as outras pessoas que estão ao seu redor. Entender como gerir melhor o seu tempo também é uma ótima pedida. Assim, você passa menos tempo ocupado e mais tempo produzindo de fato.

Entenda que o planejamento empresarial não precisa esperar a virada

Muitas pessoas aproveitam o fim de ano para fazer um balanço de tudo o que ocorreu nesse período e, a partir disso, traçar metas para o novo ano. Na maioria das empresas, essa também é uma prática comum e, é claro, não há nada de errado nessa atitude.

O que queremos reforçar é que não é necessário esperar pela virada para fazer o seu planejamento empresarial, nem mesmo o pessoal. O tradicional balanço de fim de ano, por exemplo, pode ser feito a cada mês, utilizando métricas e indicadores de desempenho (KPIs). Com isso, é possível analisar os resultados e planejar as ações do mês seguinte, sempre com base no planejamento estratégico do negócio.

Atitudes como essa oferecem um maior controle sobre os resultados e favorecem a produtividade e a qualidade em todos os setores. Por isso, não espere pela virada de ano para pensar sobre o seu futuro ou sobre o futuro da sua empresa. Essa é uma tarefa para fazer todos os dias.

Como você viu, não é preciso esperar pelo novo ano para começar a viver uma vida nova com o seu planejamento empresarial ou pessoal. Para realizar as mudanças que você deseja, é importante refletir sobre o que você já vem fazendo e sobre os hábitos que podem contribuir para essas mudanças. E isso não depende de data!

E então, como você tem se preparado para colocar em prática as mudanças que deseja? Conte as suas experiências aqui nos comentários! E fique de olho no nosso blog, aqui sempre tem conteúdo sobre práticas de gestão que podem favorecer o seu negócio!

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Bom, a resposta depende do perfil de cada empresa, bem como do mercado em que ela atua. Mas, de forma geral, existem algumas técnicas que você pode colocar em prática a fim de aumentar o lucro sem prejudicar as finanças, a imagem ou a produtividade do seu negócio. E para ajudar você nessa empreitada, elencamos algumas delas neste artigo. Confira!

Desenvolva um planejamento estratégico

É muito comum que os gestores vinculem o aumento do lucro com o crescimento das vendas. De fato, essa relação faz bastante sentido, porém, é necessário pensar em toda a gestão do negócio para que esse crescimento ocorra de forma contínua.

Nesse sentido, desenvolver um planejamento estratégico para a empresa é fundamental. Com esse documento, você faz uma análise do estágio atual do negócio e estabelece metas para o futuro, considerando diversos cenários, como o aumento ou a queda das vendas, a compra de maquinário, a expansão da unidade, a contratação de funcionários, entre outros.

Esse instrumento é importante porque prepara a gestão para os vários cenários que podem ocorrer em determinado período e também serve como um guia para atingir os objetivos do negócio, entre eles o aumento da lucratividade.

Outra ferramenta relevante nesse sentido é o planejamento orçamentário, que trata da projeção, do controle e do acompanhamento das finanças de forma geral e em cada departamento do negócio. Inclusive, nós desenvolvemos um e-book especial sobre este assunto, abordando sua importância e mostrando como aplicá-lo nas empresas. Para baixar, é só clicar na imagem abaixo:

Faça o controle dos custos

Como você já sabe, a lucratividade não está ligada apenas à venda dos produtos. Prova disso é que a outra ponta da operação também pode contribuir para aumentar o lucro. Estamos falando dos custos, um aspecto relevante para a gestão financeira do negócio.

Por isso, é importante ter um controle efetivo dos gastos, tanto para não extrapolar as contas da empresa quanto para ter mais lucro com as vendas. Veja só: o cálculo de precificação considera o custo unitário de uma mercadoria somado à margem de lucro que o empreendimento deseja.

Desse modo, se conseguir reduzir os custos, o gestor tem duas possibilidades: manter o mesmo preço de venda e gerar uma margem de lucro maior ou diminuir o preço e, possivelmente, conquistar mais clientes com um valor mais competitivo. As duas alternativas podem ser positivas, mas para escolher a melhor é necessário analisar o mercado, o público e a concorrência.

Atraia e conquiste mais clientes

Outra forma de aumentar a lucratividade é conquistar mais clientes. Aqui, não falamos apenas sobre a atração de novos consumidores, mas também da fidelização daqueles que já compraram produtos ou utilizaram os serviços da sua empresa.

Para isso, é importante investir em estratégias de marketing, em um bom atendimento e em outras facilidades que possam melhorar a experiência de compra do cliente. Dessa forma, além de atrair potenciais clientes, você faz com que eles se tornem embaixadores da sua marca, indicando o seu negócio para outras pessoas.

Como aumentar a lucratividade usando a tecnologia

Para saber como aumentar a lucratividade é essencial que você tenha informações precisas e confiáveis sobre todas as operações do seu negócio. Estamos falando dos custos com pessoal, matéria-prima e outras despesas, dos índices de produtividade e qualidade, do número de novos clientes, entre muitos outros dados que fazem parte da gestão.

É a partir dessas informações que você pode analisar cada setor e a operação geral da sua empresa, estabelecer novas ações e, por fim, acompanhar os resultados. E isso tudo só é possível com o uso da tecnologia, que é capaz de diminuir o tempo gasto com tarefas burocráticas por meio da automatização e deixar o gestor livre para pensar em ações estratégicas para o empreendimento.

O ERP Radar Empresarial é um exemplo disso. Ele integra as informações sobre cada setor da empresa em um mesmo local, tornando mais prático, seguro e confiável o controle dos dados. Com isso, você tem mais facilidade na análise das operações e na tomada de decisão. Saiba mais sobre esta solução em nosso site!

Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe seu comentário ou entre em contato com a nossa equipe! Nós estamos à disposição para ajudar. E no nosso blog, você também pode acessar outros conteúdos relevantes sobre gestão de empresas, aproveite!

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Isso porque, de forma bem simplificada, a dinâmica entre o planejamento e a controladoria serve justamente para fornecer subsídios ao empreendedor para que ele tome decisões acertadas e tenha o controle de todas as operações efetuadas no seu negócio. Por isso, esses conceitos estão diretamente ligados à gestão, trazendo mais eficiência aos processos e garantindo mais sucesso para a empresa — especialmente nos primeiros anos de vida, cruciais para seu desenvolvimento e sobrevivência.

Mas, na prática, as atribuições dessas duas áreas têm algumas diferenças bem específicas. E é importante entender como elas se integram para funcionar de forma estratégica. Em outras palavras, como elas trabalham em conjunto e transformam ações em resultados. Para isso, vale analisar esses conceitos um de cada vez, começando pelo planejamento. Vamos lá?

Para que serve a área de planejamento nas empresas?

Pensando em uma situação prática, imagine que você está prestes a fazer um grande investimento, como uma viagem para fora do país, por exemplo. Nesse contexto, nada mais natural do que planejar todas as etapas com bastante antecedência. É preciso escolher a agência de viagens que ajudará na organização do passeio, definir a quantidade de dias que você ficará fora, escolher os pontos turísticos que poderá visitar e, é claro, pensar em como juntar o dinheiro para pagar todas as despesas sem passar sufoco.

Passando para a realidade corporativa, as atribuições da área de planejamento não são muito diferentes. Afinal, cabe a ela traçar os planos e metas para o negócio e analisar todas as variáveis, garantindo que tudo corra bem e que os objetivos sejam alcançados. Só que ao invés de pensar em como arrecadar dinheiro para bancar a viagem, por exemplo, o setor de planejamento de uma empresa avalia de que forma é possível eliminar os gastos e melhorar a lucratividade da organização por meio do orçamento empresarial.

Se pegarmos carona no caso da viagem, basta pensar que o roteiro das cidades e dos pontos turísticos que você quer visitar são equivalentes às metas estipuladas pela área de planejamento para toda a empresa, enquanto o valor que você pretende gastar com hotéis e com alimentação representa o orçamento empresarial e os investimentos que o negócio pode ou precisa fazer para alcançar aquilo que foi planejado. Simples, não é mesmo?

É verdade que, guardadas as devidas proporções, a área de planejamento de uma empresa é muito mais complexa e acaba envolvendo muito mais informações do que os projetos para uma viagem de turismo, mas o ponto é que esse exemplo prático ajuda a compreender a importância desse setor. Afinal, sem planejamento não é possível construir nada com qualidade, seja um roteiro de viagem, seja uma história de sucesso na sua empresa.

E a área de controladoria, como se encaixa na rotina?

Agora que você já entendeu melhor que o planejamento é uma etapa indispensável quando o assunto é a gestão da empresa, que tal embarcar mais uma vez no exemplo da viagem e explorar o papel da controladoria no meio disso tudo? Imagine que, mesmo tendo planejado todas as paradas e visitas, durante a viagem você decidiu fazer uma mudança de última hora no roteiro — visitou uma cidade que não estava nos planos ou escolheu um hotel mais caro.

O problema é que essa alteração obrigou você a desembolsar mais do que o esperado. Com a verba mais curta, foi necessário cortar algumas visitas e paradas que estavam planejadas, o que acabou confundindo ainda mais o seu cronograma. A situação saiu tanto do controle que a viagem, planejada para um período de 30 dias, precisou ser encurtada para 20 por conta da falta de dinheiro. Mesmo sabendo que essas coisas acontecem, é difícil evitar a sensação de descontentamento, não é verdade?

É exatamente por isso que a controladoria anda de mãos dadas com o planejamento. Isso porque essa área é responsável por acompanhar tudo aquilo que foi planejado, analisando se os planos estão sendo cumpridos como deveriam ou se há necessidade de ajustes. Com essa avaliação, o setor de controladoria garante informações precisas e seguras para que os gestores tomem decisões estratégicas para o negócio.

Na viagem, se houvesse mais controle sobre o cronograma, seria fácil perceber que uma parada não planejada poderia comprometer o orçamento final e, assim, você pensaria melhor antes de complicar as coisas. Sem ele, deixar de visitar algumas cidades seria como não cumprir uma meta ou abandonar um investimento importante, enquanto o fato de encurtar a viagem representaria perder, por uma decisão equivocada, o necessário para as operações mais básicas da empresa.

Ou seja: o objetivo da controladoria é acompanhar as ações resultantes do planejamento da empresa para assegurar a melhoria contínua dos processos e oferecer segurança na tomada de decisão.

Planejamento e controladoria nas empresas para melhorar os resultados

Não é segredo que, para manter a empresa competitiva, o empreendedor precisa sempre buscar uma equação capaz de unir produtividade, eficiência, alta lucratividade e custos menores. Um cenário que, vez ou outra, pode até tirar o fôlego dos gestores, mas que também é perfeito para aplicar as forças combinadas do planejamento e controladoria e transformar as rotinas de trabalho com ações estratégicas.

Isso também significa que as áreas de planejamento e controladoria devem estar inteiramente integradas com os demais setores do negócio, visto que elas recebem e consolidam as informações necessárias para a elaboração de um plano de negócios eficiente — especialmente o setor financeiro, que é responsável não apenas pelo planejamento orçamentário, mas também por garantir a viabilidade econômica na hora de tirar as ideias do papel.

Dessa forma, fica muito mais fácil coordenar os esforços dos gestores de cada parte da organização, garantindo o cumprimento das metas e objetivos definidos pela empresa e assegurando sua continuidade e crescimento. Porém, aqui também cabe um alerta: de pouco adianta investir em um fluxo de trabalho completo e abrangente para planejamento e controladoria se, internamente, seus procedimentos são muito ultrapassados e impedem o negócio de sair do lugar.

Não é a toa que investir na automatização dos processos é um excelente caminho para garantir que a empresa se desenvolva e consiga se planejar com mais eficiência. Então, por que não buscar o suporte de um sistema de gestão empresarial? Com ele, o dono do negócio consegue administrar melhor o seu tempo e o da sua equipe, podendo focar os esforços naquilo que realmente traz um retorno positivo.

E um bom exemplo de toda essa praticidade aplicada na rotina das empresas é o ERP Radar Empresarial, solução de gestão oferecida pela Teklamatik que integra de maneira inteligente informações de todas as áreas, como custos, vendas, finanças e controladoria. Dessa forma, o empreendedor consegue controlar o cumprimento dos objetivos de uma forma bem descomplicada e com dados precisos, facilitando uma rápida tomada de decisão sempre que for necessário!

Se você gostou de conhecer as atribuições e a importância da área de planejamento e controladoria nas empresas e quer aperfeiçoar esse conceito no seu negócio, fale com a gente! Temos sempre uma equipe à disposição para tirar todas as suas dúvidas e mostrar como nosso ERP pode ajudar a sua empresa a crescer cada dia mais.

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A virada de ano pode ser um bom momento para projetar ações a fim de melhorar os resultados da empresa! E em 2019 esse planejamento se torna ainda mais importante se considerarmos as atuais incertezas no cenário econômico: a estimativa para o próximo ano é que a taxa de crescimento seja de 2% a 3%, índice que aponta uma recuperação lenta da economia brasileira.

Diante disso, a melhor opção é planejar para evitar surpresas e desenvolver ações com mais assertividade! E pensando nisso, nós elencamos algumas dicas sobre o que fazer e analisar ao elaborar o seu planejamento empresarial para 2019. Confira!

1 – Faça um balanço do ano anterior

Antes de começar a planejar o ano que vem, que tal avaliar como foi 2018 para a sua empresa? Fazer um balanço do período que passou é um processo capaz de gerar insights importantes para que você possa identificar melhorias e implantá-las nos próximos semestres.

Uma boa forma de fazer isso é se reunir com os gestores de cada setor e estimulá-los a falar sobre o que deu certo e o que não trouxe benefícios em seus departamentos. Assim, juntos, vocês podem avaliar as possíveis causas dos bons e dos maus resultados para pensar as ações para o próximo ano.

Os indicadores de desempenho (KPIs) e outros índices específicos de cada área também devem ser utilizados. Você pode, por exemplo, fazer uma comparação entre os números do negócio de cada mês e analisar possíveis quedas ou crescimentos em períodos específicos, que podem indicar fatores de atenção tanto para evitar perdas como para melhorar processos.

2 – Revise os processos internos

Outra etapa importante do planejamento empresarial para 2019 é a revisão dos processos internos da empresa, cujo objetivo é identificar possibilidades de melhoria que possam aumentar a produtividade e reduzir os custos. Aqui, uma boa opção é fazer o mapeamento de todos processos de forma minuciosa, considerando as atividades automatizadas, as realizadas por funcionários da empresa e aquelas de responsabilidade de equipes terceirizadas.

Para isso, descreva quais atividades fazem parte dos processos, qual é o tempo de duração, quais e quantas pessoas estão envolvidas, qual é o objetivo de cada uma delas e quais ferramentas são utilizadas. Com essas respostas, reúna-se com a equipe responsável e avalie como é possível melhorar os procedimentos de maneira geral.

Pense na possibilidade de excluir processos, de automatizar tarefas, de reduzir o uso de ferramentas e de realocar funcionários, por exemplo. A revisão dos processos pode ajudar você a perceber como otimizá-los para conquistar resultados mais assertivos e competitivos.

3 – Defina seus investimentos

Como falamos no início deste artigo, a previsão é que a economia cresça de forma moderada nos próximos anos. Apesar disso, segundo estudo realizado pela Deloitte, 97% das empresas pretendem investir no próximo ano.

O lançamento de novos produtos ou serviços é o objetivo de 60% dos entrevistados, enquanto a contratação de funcionários (47%), a adoção de novas tecnologias (59%) e a compra de novos equipamentos (30%) estão nos planos de grande parte das empresas.

Nesse cenário, o planejamento empresarial para 2019 também deve levar em conta os investimentos, garantindo o aporte de recursos necessários para aquilo que você deseja fazer. Vale lembrar que ao planejar um investimento é importante considerar o cenário econômico, a concorrência, o nicho de mercado e o orçamento da empresa.

4 – Planeje seus tributos

Não é novidade para ninguém a alta carga tributária praticada no Brasil, mas o que muitas pessoas não sabem é que é possível fazer um planejamento tributário para buscar a elisão fiscal, uma prática contábil legal que permite à empresa adequar o pagamento de impostos de forma vantajosa.

Isso significa que você pode optar pelo regime tributário que traga mais vantagens ao seu negócio, desde que o perfil dele esteja de acordo com as condições preestabelecidas pelo fisco. Para isso, é fundamental projetar as receitas para o próximo período e analisar as características do seu negócio, como as receitas e despesas.

Nessa etapa, é fundamental contar com o suporte de contadores, auditores e outros profissionais da área, a fim de garantir a legalidade do seu planejamento tributário.

5 – Invista em tecnologia

O avanço da tecnologia é uma tendência para os próximos anos, tanto é que 79% das empresas pretendem adotar novas soluções tecnológicas em 2019, como mostra a pesquisa da Deloitte. A internet das coisas, o blockchain e o big data estão aí e quem não estiver antenado corre o risco de ficar para trás na disputa por espaço no mercado.

Pensando nisso, dê atenção aos investimentos em tecnologia no seu planejamento empresarial para 2019. O ideal é avaliar como diferentes soluções podem impactar na redução de custos e no aumento da produtividade para o seu negócio.

Veja o exemplo do ERP Radar Empresarial, nossa solução de gestão integrada. A automatização promovida por ele permite que os colaboradores ganhem tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas, dando mais eficiência, rapidez e qualidade aos processos internos. Em nosso site, você pode conhecer melhor essa ferramenta e entender os benefícios que ela pode trazer à sua empresa!

Faça o planejamento empresarial para 2019 e tenha melhores resultados

Planejar é essencial e a chegada de um novo ano confere ainda mais importância a essa tarefa. Por isso, não deixe de colocar em prática as dicas que elencamos aqui para ter ainda mais eficiência no seu planejamento empresarial para 2019.

Se você tiver alguma dúvida ou quiser contar como vai ser o planejamento para o próximo ano aí no seu negócio, deixe um comentário! E continue acessando o nosso blog para ler mais conteúdos relevantes sobre gestão.

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Na prática, esse gerenciamento auxilia no aperfeiçoamento dos processos e garante um bom atendimento aos clientes. Como consequência, você aumenta a credibilidade e melhora os resultados financeiros do negócio.

Para mostrar como a gestão de assistência técnica funciona, elaboramos um e-book. Nele, trazemos dicas valiosas sobre como proceder para que tudo seja feito corretamente e sua assistência técnica siga crescendo e aparecendo para o mercado. Siga com a gente e conheça um pouco do conteúdo do nosso material!

Faça um roteiro de prestação de serviços

Iniciamos o e-book mostrando como fazer um roteiro de atendimento ao cliente, desde a contratação até a conclusão do serviço. Indicamos, inclusive, um passo a passo para montar esse roteiro. Porém, já adiantamos que, dependendo do tipo de assistência técnica que sua empresa presta, o modo de preparar o seu esquema de atendimento pode ser um pouco diferente.

O importante é você entender que o roteiro é o caminho que você deve seguir para fazer um atendimento de qualidade e que, apesar de ser simples de elaborar e acompanhar, não pode ser considerado uma etapa desnecessária da gestão. Afinal, com processos claros e bem estabelecidos é possível melhorar ainda mais a qualidade dos serviços, o cumprimento dos prazos e o atendimento.

Tenha uma agenda organizada

Se a sua empresa é prestadora de serviço e ainda não trabalha com uma agenda organizada, pode ser que, se você ainda não teve problemas, eles estão na iminência de acontecer. E não estamos sendo dramáticos, acredite! Manter o agendamento dos serviços em ordem, com os clientes que solicitaram atendimento, os horários e os técnicos responsáveis por cada um deles é fundamental para tudo fique sob controle.

Já imaginou a confusão que seria se você marcasse dois atendimentos para o mesmo técnico em um único horário? Além de ter que resolver esse problema, remanejando funcionários e horários com os clientes, a sua assistência técnica ainda correria o risco de perder a credibilidade junto a esses clientes. E propaganda negativa nunca é uma situação agradável para nehum negócio.

No segundo capítulo do e-book, então, damos as dicas de como não gerar essa confusão e ainda apresentamos uma solução para a gestão de assistência técnica que conta com uma funcionalidade específica para o controle da agenda.

Controle o estoque

No terceiro capítulo focamos especificamente no estoque das assistências técnicas e na importância de mantê-lo sob controle. Ao contrário dos estoques com produtos para venda, aqui lidamos com o estoque para uso dos próprios funcionários, o que pode dar a impressão de que ele não precisa ser verificado de perto. E isso é um grande erro.

Quando se trabalha com assistência técnica, o tempo de espera pela devolução do produto é um ponto crítico para a fidelização do cliente. Quanto antes o reparo for feito e o produto devolvido para o dono, mais satisfeito ele vai ficar, o que faz com que ele volte mais vezes e indique seus serviços para outras pessoas. Então, nada mais normal do que manter o estoque organizado e contabilizado, para acompanhar o que é necessário comprar ou não.

Além disso, destacamos que o estoque também significa dinheiro, por isso a importância de mantê-lo com quantidades seguras de produtos, equilibrando as saídas com as compras.

Use a tecnologia para fazer a gestão de assistência técnica

Para fechar o nosso e-book, mostramos que o ERP Radar Empresarial, desenvolvido pela WK e oferecido pela Teklamatik, é uma ótima opção para o gerenciamento de uma assistência técnica, pois tem funcionalidades específicas para esse tipo de atividade. Uma delas é o controle de garantia, uma preocupação comum às empresas desse ramo.

E, então, que tal dar uma conferida neste material e ver como podemos ajudar a sua assistência técnica a aperfeiçoar a prestação de serviços e garantir um bom atendimento a todos os seus clientes? Basta clicar na imagem abaixo e fazer o download do e-book. É gratuito!

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Apesar de, tradicionalmente, ser aplicado em áreas comerciais, como varejo, saúde, seguradoras e até no mercado imobiliário, o NPS (Net Promoter Score) vem mostrando bons resultados também nos setores de educação. É com essa métrica que, hoje, essas instituições podem medir o grau de satisfação de alunos, pais e professores, além de contarem com uma valiosa fonte de dados na hora de traçar os pontos fortes e fracos e, com isso, montarem seu planejamento estratégico e buscarem o diferencial perante a concorrência. Pensando nisso, neste artigo vamos entender melhor como essa métrica funciona e como colocá-la em prática. Vamos lá?

O que é o NPS?

Sigla para Net Promoter Score, o NPS é uma métrica criada em 2003 pela Bain & Company, uma das maiores consultorias de gestão do mundo. Na prática, seu objetivo é mensurar o quão bem as empresas estão lidando com seus clientes ou com as pessoas com as quais interagem. Não é a toa que o NPS pode, inclusive, ser listado como um dos indicadores-chave de desempenho (KPI) de médio e longo prazo nas empresas.

Afinal, ele também é utilizado para implementar e acompanhar melhorias. E tal como a maioria dos KPIs, não é um indicador que resolverá seus problemas do dia para a noite, mas com certeza contribuirá para a visualização de um panorama das habilidades e competências mais importantes da empresa, bem como das suas falhas e pontos a melhorar.

De forma bem direta, esse indicador deve ser usado para medir a satisfação de um público específico, com quem a empresa já se relaciona e com quem quer melhorar seu relacionamento. Em outras palavras, seu objetivo não é conquistar novos clientes, mas reter aqueles que já possui. E assim como nas empresas, as instituições de ensino também podem usar o NPS para medir a satisfação de alunos e pais, pois essa é uma ferramenta que, justamente, intensifica e melhora o relacionamento entre aqueles que prestam o serviço e aqueles que o recebem.

Imagine, por exemplo, que uma instituição de ensino quer estreitar o relacionamento com seus atuais estudantes. O primeiro passo aqui é ouvi-los e conhecê-los melhor, é claro, e criar um bom canal de comunicação com os pais no caso de escolas com crianças. Mas por que não ouvir também os professores, funcionários da secretaria, monitores escolares e ex-alunos? Com uma variedade maior de feedbacks, é possível identificar e resolver os erros recorrentes e corrigir eventuais posturas ruins com mais facilidade.

Como fazer o cálculo do NPS

De forma bem simplificada, essa avaliação toda é construída sobre dois grandes pilares: o qualitativo e o quantitativo. A parte quantitativa geralmente chega no formato de uma pergunta, questionando se você recomendaria o serviço ou produto que adquiriu para um amigo ou familiar, e a resposta é dada por meio de uma escala de 0 a 10, na qual a nota 0 significa que você não indicaria de maneira alguma aquela instituição e a nota 10 significa que você indicaria com certeza. Enquanto isso, a parte qualitativa acaba exigindo uma resposta relativamente mais complexa, pois a pergunta é “por que você deu esta nota?”.

Mas quando falamos em NPS, o foco principal permanece nos números, então lembre-se de que, com base nas notas dadas pelos avaliados, eles devem ser agrupados em 3 categorias. São elas:

• Clientes Detratores (Notas de 0 a 6) – São aqueles clientes que indicam que as suas vidas pioraram depois da compra do produto ou serviço da empresa mencionada. Criticam a empresa em público e jamais voltariam a fazer negócio com a empresa, exceto em situações extremas.
• Clientes Neutros (Notas de 7 a 8) – São aqueles clientes que compram somente os produtos e serviços realmente necessários. Não são leais e não são entusiastas da empresa.
• Clientes Promotores (Notas de 9 a 10) – Passaram a ter uma vida melhor depois do início do relacionamento com a empresa. São leais, oferecem feedbacks, entusiasmados e, geralmente, são aqueles com maiores chances de trazerem novos clientes.

A partir daí, o cálculo é feito subtraindo a porcentagem de clientes que são detratores da porcentagem dos que são promotores. Não se esqueça de que todos os votos neutros são contabilizados apenas para fechar o número total de entrevistados, sem afetar o resultado final. Para ilustrar melhor, vamos imaginar que uma universidade tenha realizado uma pesquisa com 100 alunos.

Desses, 40 (40%) deram notas 9 e 10, outros 40 (40%) deram notas 7 e 8 e 20 (20%) deles deram de 0 a 6. Nesse caso, o NPS corresponde a 20%, pois é o resultado do seguinte cálculo: 40% – 20%.

Por fim, a partir do resultado obtido, as empresas podem ser classificadas em 4 zonas de NPS, que especificam como está o grau de satisfação dos clientes. São elas:

• Zona de excelência: de 75% a 100%
• Zona de qualidade: de 50% a 74%
• Zona de aperfeiçoamento: de 0 a 49%
• Zona crítica: de -100% a -1%

Embora os nomes sejam quase autoexplicativos, vale ressaltar que aquelas instituições que se encontram na zona crítica precisam de urgência no desenvolvimento de ações e estratégias para melhorar a qualidade na entrega do serviço. E de volta ao nosso caso da universidade, por exemplo, o grau de 20% serve de indicativo de que é necessário melhorar e aperfeiçoar esse indicador, sempre mirando em manter os resultados entre 50% e 100% — zonas consideradas ideais e sem riscos.

Como utilizar a metodologia do NPS na educação

Agora que você já entendeu como funciona a classificação com as notas, é hora de ver como aplicar essa métrica na sua instituição de ensino. Por isso, é importante ressaltar que existem dois pontos que precisam ser levados em consideração ao montar a pesquisa para instituições de ensino: frequência e público-alvo. E fique atento: eles possuem uma alta relação entre si e, dependendo do público-alvo, a frequência da pesquisa pode ser alterada.

Quando falamos em NPS na educação, nada mais justo do que começar a pesquisa com os alunos. Afinal, o feedback deles vai ajudar a mostrar, em primeira mão, como está a situação do aprendizado e da satisfação com a instituição. Dessa forma, o aluno pode expressar como está se sentindo diante de todo o conteúdo abordado, desde a interação com os professores até o ambiente oferecido pelo local, incluindo segurança, infraestrutura, material e conforto. É importante ressaltar que a pesquisa com os alunos que convivem diariamente com a realidade da instituição é a mais importante de todas.

A frequência da pesquisa, nesse caso, pode ser semestral, sendo realizada no meio e no fim do ano letivo. Dessa forma, cria-se uma regularidade de informações ao longo do tempo e a instituição tem a oportunidade de avaliar a evolução do aluno e as ações de melhoria aplicadas entre uma pesquisa e outra.

Com uma abordagem um pouco diferente, as pesquisas com os ex-alunos servem para entender o papel da instituição de ensino na vida profissional dele, o quão preparado ele saiu para o mercado de trabalho e se as expectativas dele com o ensino foram atendidas. Pesquisas assim pode ser feitas uma vez a cada ano e são indicadas para instituições como escolas, universidades e cursos técnicos profissionalizantes.

Por fim, quando o assunto são as pesquisas para funcionários, professores e equipe interna, o ideal é que elas aconteçam de duas a três vezes por ano, mas isso pode ser alterado de acordo com o curso ou com a instituição — o importante é manter uma regularidade. Afinal, sem permitir que haja um espaçamento muito grande entre essas pesquisas, os problemas pontuais serão identificados com mais facilidade e resolvidos mais rápido.

Aposte na tecnologia para melhorar os seus resultados!

Apesar de envolver diversos processos, você já deve ter percebido que o NPS pode ser aplicado sem muito mistério no setor da educação, não é mesmo? Ainda mais se considerarmos que o ensino como o que conhecemos está se transformando e, por isso, uma boa maneira de se adiantar às mudanças e ficar pronto para elas é ouvindo o que os seus alunos têm a dizer.

E se preparar para o futuro também envolve ficar de olho na tecnologia. Lembre-se que existem muitas ferramentas que podem ajudar a tornar o ambiente escolar ainda mais interessante e eficiente para os alunos, para suas famílias e até para quem administra as instituições de ensino. É o caso do Sistema de Gestão Educacional Mentor, da Edusoft, solução oferecida pela Teklamatik que pode transformar a realidade da gestão escolar.

Com esse software, você pode controlar com segurança todas as áreas da instituição, desde a captação de novos alunos e matrículas até o controle de notas, gestão de bibliotecas e gestão financeira. O sistema foi pensado para atender às necessidades de escolas de educação infantil, ensino fundamental, médio e técnico, cursos sequenciais, faculdades, universidades e pós-graduações, fornecendo as ferramentas essenciais para deixar sua instituição mais conectada e eficiente.

Quer conhecer melhor o Mentor e entender como essa solução pode ser útil na hora de organizar os seus processos e, inclusive, ajudar no controle de resultados e metas do NPS na educação? Então, entre em contato com a nossa equipe e tire todas as suas dúvidas. Estamos sempre à disposição para atendê-lo!

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Isso porque esse conceito prevê um modelo em que gestores de todas as áreas de uma organização têm participação mais ativa no processo de construção do orçamento. Na prática, eles recebem autonomia para elaborar o plano orçamentário para seus respectivos departamentos de forma independente. Afinal, por mais que os donos e diretores contem com uma visão ampla do negócio, são os gestores que conhecem em detalhes a realidade dos setores em que atuam.

Em outras palavras, é por meio desse modelo de orçamento que aqueles profissionais com propriedade e know-how sobre as operações envolvidas no dia a dia ganham poder de decisão. Assim, é possível causar um impacto na rotina dos diferentes setores de forma real e mais significativa. Contudo, essa também é uma grande responsabilidade.

Se você é diretor ou sócio de uma empresa, por exemplo, será que está preparado para depositar a responsabilidade pelo orçamento nas mãos dos seus gestores? E se você é gestor, está pronto para assumir o papel de definir e planejar as finanças para o seu setor? Tem dúvidas sobre essas respostas? Então, siga com a gente e conheça as vantagens do orçamento colaborativo e como aplicá-lo na sua empresa de forma eficiente para gerar resultados cada vez melhores.

Como funciona o plano de orçamento colaborativo?

Para entender como o orçamento colaborativo funciona, precisamos dar alguns passos atrás e, primeiro, rever o papel do plano orçamentário. Nele, são projetados o faturamento previsto para determinado período, o levantamento de todas as contas a pagar e a receber futuramente, a avaliação da necessidade de capital de giro para arcar com as despesas, definição de orçamento para cada setor da empresa e orçamento necessário para a realização de investimentos.

Ou seja, ele é um raio X da situação e dos objetivos financeiros do negócio e, por isso, ajuda a saber quanto dinheiro será preciso investir na empresa em determinado período. Só que ao invés de marcar uma reunião somente com os diretores e sócios para definir o valor destinado para a empresa e informá-lo a todos, o orçamento colaborativo é construído com a participação dos gestores, que contam com uma visão mais realista da situação e podem ser mais ou menos flexíveis, dependendo do caso.

É importante destacar que, quando o assunto é o orçamento colaborativo, a participação de todos os gestores no processo de elaboração faz com que as ações voltadas para os seus setores sejam muito mais cuidadosas e equilibradas, à medida em que eles estão por dentro das possibilidades de investimento em seus departamentos sem comprometer o equilíbrio financeiro do negócio como um todo.

A importância do modelo de orçamento colaborativo nas empresas

Não é preciso ir muito longe para visualizar o quanto o orçamento colaborativo pode contribuir para as rotinas de trabalho. Imagine, por exemplo, que sua empresa adotou esse modelo. Se ela tiver cinco áreas diferentes, são cinco gestores que, de certa forma, estarão assumindo um papel que vai além da liderança. Eles terão que desenvolver habilidades de pensar em longo prazo e de visualizar as necessidades de suas áreas.

Com mais profissionais envolvidos com o planejamento orçamentário, a tendência é que todos os participantes do processo adquiram uma responsabilidade e um aprendizado ainda maior, além de sentirem-se mais motivados devido ao fato de estarem envolvidos na tomada de decisão. Colocando na ponta do lápis, todos esses fatores podem representar uma influência bastante positiva no desempenho geral da empresa.

Isso sem contar que o orçamento descentralizado também é essencial para evitar que sejam direcionados recursos de uma forma excessiva para uma área da empresa em detrimento de outra, sem que exista uma verdadeira necessidade para esse tipo de manobra. Afinal, seus gestores vão poder avaliar com mais nitidez qual a verdadeira necessidade de capital que deve estar presente no orçamento de seus respectivos departamentos, conversando entre si e tirando suas próprias conclusões.

E lembre-se: quando a empresa adota o orçamento colaborativo, é preciso, de fato, entregar a autonomia dos orçamentos aos gestores. Por isso, antes de estabelecer metas para cada setor, é preciso avaliar e discutir as possibilidades com cada decisão e conhecer bem a visão desses profissionais em relação a seus respectivos departamentos. Não adianta atribuir a tarefa para um gestor que não tenha a confiança dos diretores ou cobrá-los por resultados impossíveis.

A tecnologia pode auxiliar no processo

Existem diversas ferramentas no mercado extremamente práticas e modernas para otimizar a gestão financeira de sua empresa. Com um bom software de gestão empresarial, como um ERP, você pode centralizar as informações orçamentárias de todos os seus departamentos em apenas um ambiente, facilitando, assim, o acompanhamento do alcance das metas e a tomada de decisão.

Entre as soluções disponíveis, destacamos o ERP Radar Empresarial. Com as funcionalidades desse sistema, o planejamento orçamentário e, consequentemente, a gestão financeira da sua empresa ficam muito mais simples e dinâmicos, pois ele oferece análises criteriosas por centros de custos e resultados, comparativos entre orçado e realizado, comparativos periódicos, além de controles de movimentação de caixa e bancos sobre as mais diversas operações financeiras.

Ficou interessado pelo orçamento colaborativo? Para colocar a mão na massa e aplicar esse modelo na sua empresa, conte com as soluções oferecidas pela Teklamatik. Entre em contato e venha conhecer melhor o ERP Radar Empresarial. Nossa equipe está sempre pronta para atender você e tirar todas as suas dúvidas.

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E a função da GED não para por aí. Desde 4 de abril de 2018, organizar a papelada eletronicamente deixou de ser apenas uma questão de gestão escolar interna. O Ministério da Educação (MEC), por meio da Portaria nº 315, regulamentou, entre outras obrigações, a digitalização e a gestão eletrônica de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim de instituições de ensino superior.

Isso quer dizer que todas as instituições de ensino superior, públicas e privadas, presenciais e a distância, devem migrar seu acervo acadêmico para o meio digital. Esta é uma forma de preservarem e manterem as informações dos estudantes e da própria instituição armazenadas em segurança. Além disso, é uma maneira do MEC supervisionar o cumprimento das normas que regem a oferta da educação superior, entre elas, as autorizações para o funcionamento das instituições e a oferta de cursos superiores de graduação e de pós-graduação.

É neste contexto que um conhecimento mais aprofundado sobre a GED e suas vantagens é necessário. Vamos lá?

O que é a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos é uma tecnologia que facilita o controle, o armazenamento, o compartilhamento e a recuperação das informações de uma instituição de maneira rápida e segura. Os softwares de GED permitem que os usuários acessem e visualizem os documentos sem a necessidade de buscá-los nos arquivos físicos. Isso facilita o dia a dia, uma vez que não é mais preciso sair do local de trabalho para encontrar os documentos, pois eles estão digitalizados.

Qualquer tipo de empresa, independentemente do segmento ou porte, pode fazer a gestão eletrônica de documentos. Além das instituições de ensino, como já falamos, ela funciona muito bem em escritórios de advocacia e contabilidade, hospitais e construtoras, por exemplo, e pode ser aplicada em setores específicos, como o RH, financeiro e marketing. Isto se dá por que as soluções de Gestão Eletrônica de Documentos podem ser adaptadas às necessidades específicas do cliente, inclusive, sendo oferecidas em módulos.

Algumas ferramentas de um software de GED são: Document Management (gerenciamento de documentos), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão de dados, além do OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres).

Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

Um bom projeto de Gestão Eletrônica de Documentos pode trazer vantagens significativas a qualquer tipo de empresa, em praticamente todos os seus departamentos, pois torna mais ágil a categorização de documentos, com o uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição. Portanto, sua utilização é essencial para que se mantenham as bases de informação e conhecimento do negócio, já que a GED efetua a conversão de informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.

Falando especificamente de instituições de ensino, podemos observar que algumas das vantagens ao se aplicar a GED são o aumento significativo na velocidade e precisão da localização de documentos, o total controle dos variados processos e as ilimitadas possibilidades de indexação. Isso ocasiona uma melhoria na qualidade de atendimento ao estudante, com respostas rápidas e precisas, e ainda minimiza os custos referentes aos recursos humanos, aumentando a produtividade e facilitando as tomadas de decisões.

Além disso, é possível observar também que a utilização da Gestão Eletrônica de Documentos em instituições de ensino reduz a necessidade de atendimentos presenciais, diminui a obrigatoriedade da presença física para a assinatura de documentos e otimiza o aproveitamento do espaço, por meio da migração dos arquivos físicos para o ambiente virtual. E, claro, ainda economiza recursos, pois dispensa a necessidade de imprimir todos os papéis.

Estas novas características não só fazem com que a instituição esteja de acordo com as recomendações do MEC como também a tornam mais produtiva, econômica e sustentável.

Escolha a melhor solução de GED para a sua instituição de ensino

Esperamos que as informações deste artigo tenham dado conta da importância da Gestão Eletrônica de Documentos. No entanto, é essencial procurar uma solução que se adapte às necessidades da sua instituição de ensino e atenda, especificamente, às determinações da Portaria 315 do MEC. O mercado está cheio de ofertas, por isso, pesquise bastante.

E nós temos uma ótima dica: aqui na Teklamatik, temos uma solução de GED que se encaixa perfeitamente à obrigação do MEC e também ao que você precisa para fazer uma gestão moderna e eficaz, a GED Edusoft. Com ela, sua instituição de ensino pode usufruir de todos os benefícios que a digitalização dos documentos traz, como a diminuição de gastos e o aumento na segurança das informações.

Para saber mais detalhes, entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre a postos para tirar todas as suas dúvidas!

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