Quando o assunto é compliance, você sabe o que fazer?

Compliance é uma palavra cada vez mais ouvida nas empresas, independentemente do tamanho ou porte do negócio. Paul McNulty, ex-procurador de Justiça norte-americano, sempre dizia que “se você pensa que compliance é caro, experimente não atendê-lo”, quando incentivava as organizações a investirem nesta prática. E o conselho do magistrado faz todo sentido também para as empresas brasileiras.

Segundo estudo realizado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), desde 1988, quando foi promulgada a Constituição Federal, mais de 350 mil normas tributárias já foram editadas. E se você é empresário, sabe muito bem que é difícil manter as empresas em dia com a legislação em um cenário de tantas mudanças, não é verdade?

Pois foi justamente para encarar esse desafio que surgiu o que chamamos de compliance. Para que você entenda melhor este conceito e saiba como ele pode ser implementado no seu negócio desenvolvemos este artigo. Acompanhe!

O que é compliance

Como já dissemos, o compliance é uma prática interna fundamental para que as empresas cumpram suas responsabilidades legais. Porém, essa não é a sua única função. A palavra vem do inglês comply, que significa agir em sintonia com as regras. A princípio, quando o termo surgiu, na década de 1990, seu papel era mesmo apenas o de garantir a adequação jurídica, porém, ele foi ganhando outros contornos nos anos seguintes.

Hoje, o conceito diz respeito a obedecer não apenas às obrigações legais regidas por órgãos externos, como as trabalhistas e tributárias, mas também a todos os procedimentos, políticas e normas internas do negócio. Ou seja, a função dos profissionais especialistas em compliance é garantir a conformidade de todos os processos da empresa, do chão de fábrica à gestão pelas lideranças, além de contribuir para que essa cultura faça parte de todo o empreendimento.

Um fator que impulsionou o crescimento das áreas de compliance no país foram as investigações em relação ao combate à corrupção, que envolveram diversas organizações privadas no início da década de 2010, e a publicação da Lei nº 12.846/13, chamada de Lei Anticorrupção ou Lei da Empresa Limpa. A própria legislação indica que pessoas jurídicas condenadas por atos contra a administração pública podem ter redução da multa com a implementação de um programa de compliance.

Segundo a Pesquisa de Maturidade do Compliance, realizada pela KPMG, 59% dos entrevistados informaram que a liderança reforça periodicamente que a governança e a cultura de compliance são fundamentais para o sucesso da estratégia do empreendimento. Em 54% dos casos, a área já existe na empresa entre um e três anos.

E engana-se quem pensa que o compliance é uma estratégia utilizada apenas por grandes empresas. Nas pequenas e médias, a prática tem sido cada vez mais comum, a fim de garantir a conformidade em todos os processos e, por consequência, também manter a competitividade tão necessária aos pequenos negócios.

Entre seus benefícios, destacam-se a prevenção em relação a desvios, o aumento da eficiência nos produtos ou serviços, o ganho de credibilidade com fornecedores, investidores e clientes e, além disso, um diferencial ao buscar mercados externos.

Como implantar o compliance na sua empresa

Existem diversos modelos de compliance e, por isso, não há uma receita pronta para desenvolver essa política. Entre as modalidades mais comuns estão aquelas voltadas ao combate à corrupção, aos riscos regulatórios — como ocorre muito no ramo farmacêutico — e ao cumprimento da legislação ― que deve ser sempre uma constante em todo negócio, mas acaba ganhando ainda mais destaque em momentos de grandes mudanças, como é o caso da implementação do eSocial, que está alterando a cultura de muitas empresas.

E falando em cultura, implementar uma área de compliance significa implantar, também, uma cultura de compliance em toda a empresa. Afinal, de nada adianta desenvolver um programa de integridade e outras ações relacionadas a esse conceito se os colaboradores não tiverem conhecimento e engajamento em relação a essa estratégia.

O primeiro passo é buscar a aprovação das lideranças da empresa, pois contar com uma área de compliance ou contratar especialistas no segmento exige investimento e autonomia. Depois, é o momento de fazer uma análise dos riscos, identificando os desafios do negócio e elaborando ações para prevenir possíveis problemas.

A organização deve ainda elaborar políticas para controlar esses riscos e garantir que todos os colaboradores estejam cientes desses instrumentos e da sua importância. Além disso, também é necessário abrir canais de comunicação específicos para que as pessoas possam denunciar possíveis desvios em relação às políticas de compliance do negócio.

Sempre que uma denúncia for feita, a empresa deve investigar e agir conforme o previsto nas normas de compliance. Vale ressaltar que o bom exemplo das lideranças é fundamental para que essa área tenha sucesso em qualquer organização.

Como utilizar a tecnologia a favor do compliance

O compliance envolve questões sobre várias áreas da empresa, tanto em relação ao cumprimento da legislação como no que diz respeito à melhoria contínua dos processos. Dessa forma, como é possível controlar todos os setores e garantir a eficiência em todos eles? Informação é a resposta!

Com dados organizados e atualizados sobre cada departamento, é possível ter mais assertividade no processo de análise e tomada de decisão. E quando tratamos de questões tributárias e fiscais, grandes temas do compliance, contar com informações qualificadas é ainda mais importante! Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada.

O ERP Radar Empresarial, que oferecemos aqui na Teklamatik, é um exemplo de como uma solução tecnológica pode tornar mais prática a rotina administrativa. Com ele, todos os dados do negócio ficam armazenados em uma mesma plataforma, com segurança e organização, dois aspectos fundamentais quando falamos sobre compliance.

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